生活是不公平的，不是吗？您学会了如何使用 Microsoft Word 或 Corel WordPerfect，却发现自己从事的工作要求您必须使用 LaTeX。这是什么东西？它可以用于任何实际用途吗，例如写信、备忘录、报告、发送传真或打印价目表？当您开始使用它时，这些是首先出现在脑海中的一些问题。幸运的是，使用 LaTeX，排版一本充满数学公式的 1000 页的书籍，与准备一封简短的信件或价目表一样容易。我们将在下面讨论这些实际的办公室应用。

关于 LaTeX 最常见的误解可能是将其视为某种文本编辑器或文字处理器。它既不是这些工具。让我解释一下。当您在 Microsoft Windows 或 Macintosh 上启动 Word 或 WordPerfect 时，它会打开一个窗口，显示按钮、菜单和一个空白区域，您键入的内容会立即显示在屏幕上，并且可以随意编辑。为了显示或打印文档，文字处理器使用某种“引擎”，根据您选择的字体和样式，将简单的击键转换为美观的类型。LaTeX 可以被认为是这样一种引擎，它在一端读取纯文本文件，并将其转换为专业的文档，并以其自己的格式 DVI 保存在另一端。

尽管 LaTeX 只是一个 纯粹的 排版系统（它不是像 Microsoft Publisher、Adobe PageMaker 或 QuarkXPress 这样的可视化 DTP 软件包），并且您处理的文档必须使用纯文本编辑器创建，但在 LaTeX 中生成的文档质量通常远优于 Word 自身的努力。但是，由于需要手动向文本添加控制命令，学习在前一种系统中排版文档可能比在后一种系统中排版文档更难，有些人会觉得这令人困惑。您可能会认为这是一个不必要的负担，但您应该记住，实际上，所有文字处理器和文本编辑器都会向您键入的文本添加控制命令——只是它们不会让我们看到。

学习 LaTeX 的最佳方法是通过示例，因此请登录您的系统（如果您不知道 登录 是什么意思，请尝试一些 Linux 入门书籍）并键入以下命令

emacs businessletter.latex

文件扩展名是可选的，可以是您喜欢的任何名称，尽管使用 .latex 或 .tex 是一个好习惯，因为它使文档更容易查找。

按下 ENTER（或 RETURN）键后，您应该看到 Emacs 的全部功能——两个工具栏和一个等待填充文本的空白区域。\ 字符标记 LaTeX 命令的开始，因此请记住也将其放入，并且不要对 Emacs 窗口最右列不时出现的 \ 感到困惑——它在那里是为了向您显示特定文本行比窗口宽度长并且已被换行。让我们键入清单 1 中显示的行。

清单 1

要保存您刚刚键入的内容，请按 CTRL-X 和 S 键。您应该在窗口底部看到一条消息，显示 Wrote .../businessletter.latex，以告知您您的文档刚刚已保存。如果您不小心按错了键，并且 Emacs 开始抱怨并向您发出哔哔声，则按 CTRL-G 几乎总是可以让您摆脱困境。

如您所见，示例信件中散布着许多奇怪的命令和花括号。除了使文档的可读性降低之外，它们还告诉 LaTeX 如何格式化它。不幸的是，您至少需要学习其中的一些。在您阅读以下段落时，请参考清单 1，了解每个命令在实践中是如何使用的。

首先是强制性的 \documentclass[...]{...} 命令，它不像看起来那么可怕，它只是一种晦涩的方式来告诉 LaTeX 您要打印的文档类型。它可以是以下之一：article、book、letter、report 和 slides。无论您选择哪一个，都将相应的单词放在花括号之间。

方括号括起来的是更具体的选项，用于设置纸张尺寸（可用尺寸包括 a4paper、a5paper、b5paper、letterpaper、legalpaper 和 executivepaper）。

可以放在那里的其他信息包括页面方向（landscape，对于打印演示幻灯片或 portrait 很有用）、主要字体大小（例如，10pt、12pt 等）和许多其他选项。

\frenchspacing 命令解决了一些与设置句点和缩写词（如 Ms.）后的下一个单词之间或句子末尾的空格量有关的排版问题。我建议您始终将其放在文件的开头，也许就在 \documentclass[...]{...} 命令之后。纯粹主义者肯定会抱怨这个建议，但是使用 \frenchspacing 会自动使文档看起来更好，而无需您担心它是如何发生的。但是，如果您想“政治正确”，请始终在以句点结尾的缩写词和下一个字母、数字或单词之间放置一个 ~，例如，Ms.~Green 而不是只键入 Ms. Green。

设置这些选项后，您将需要使用 \address{...} 命令指定发件人的地址；每一行都应以 \\ 分隔——这种方法也用于许多其他命令。如果您使用官方公司信头，则可以省略此项。

LaTeX 会自动将当前日期放入信件中，但您可以使用 \date{...} 命令指定不同的日期。

签名文本应放入 \signature{...} 命令中。

要让程序知道您的信件从哪里开始，请使用 \begin{document} 和 \begin{letter} 命令。紧随后者之后，在花括号中插入收件人的地址。然后，使用 \opening{...} 命令开始问候语，然后开始写您的信件。根据需要写多少写多少，用空行分隔每个段落（您需要按两次 ENTER 键）。

在信件末尾，使用 \closing{...} 命令，如果需要，添加 \cc{...} 表示“抄送给：”，\encl{...} 表示“随附物品：”，以及 \ps{...} 表示附言。

您应该使用以下命令结束信件文件：\end{letter} 和 \end{document}。就这样。您可以按照上述说明保存它。

当您需要键入多封信件时，可以使用一个技巧来节省一些工作。可以在同一文件中开始另一封信件，只需将 \begin{letter}{...} 和上面提到的其他命令放在 \end{letter} 和 \end{document} 命令之间即可。LaTeX 将自动使用您在文件开头指定的签名、日期和发件人地址（这就是为什么您必须将签名文本放在文件顶部的原因）。

要启动 LaTeX，请在提示符下键入此命令

latex businessletter.latex

按下 ENTER 键后，LaTeX 将打印一些神秘的消息，其中两个最重要：Output written on businessletter.dvi... 和 Transcript written on businessletter.log. 您的信件输出到 DVI（设备无关）文件，这是一种通用格式，您可以将其转换为传真、PostScript 或打印机文件。

如果出现问题，LaTeX 有时会在工作中途停止并向您寻求帮助。发生这种情况时，请记下找到错误的行号，然后不断点击 ENTER 键，直到看到“Transcript written on”消息或命令提示符。然后运行 xdvi，并在视觉上找到错误发生的位置后，返回 Emacs 并更正您的错误。通常它会是一个缺失的括号或拼写错误的命令。

在打印文档之前，查找错误并检查文档外观的最佳方法是使用 xdvi 预览器。它仅在 X Window 系统中工作。要启动它，您可以从菜单中选择它，或者在终端窗口的命令行中键入 xdvi businessletter.dvi & 并按 ENTER 键。

使用 xdvi 很简单。窗口右侧的按钮非常容易理解，您可以按 PAGEUP/PAGEDOWN 键来前后翻页，或者使用向上/向下箭头键来上下滚动您正在查看的页面（滚动条的工作方式与 MS Windows 中相同，尽管使用双按钮鼠标，您将必须同时按下两个按钮才能使用它们）。按 Q 键退出 xdvi。

仅通过查看 xdvi 页面即可发现的最常见错误是 溢出框 和字体和样式的突然更改。当您忘记遵守以下 LaTeX 排版规则时，通常会发生这些错误

在它开始的上方]

LaTeX 非常擅长记录其工作，并将大量信息（包括错误消息）放入日志文件中。对于 businessletter.latex，它将被称为 businessletter.log。每个错误都在那里得到了尽可能好的描述，以及行号，这有助于快速找到文件中的正确位置。

尽管使用 xdvi 的视觉方法可能是初学者查找错误的最佳方法，但有一类错误需要不同的方法——著名的 溢出框。当 LaTeX 无法正确断开文本行或对单词进行连字符时，LaTeX 会生成该消息，这种情况在尝试打印长网页地址时经常发生。

查找这些消息的最快方法是使用 grep

grep Overfull businessletter.log | less

在 Xterm 窗口中发出上述命令后，您将看到一个空窗口（一件好事）或 LaTeX 放置了不祥之词的行列表。返回 Emacs，找到有问题的行，然后使用 xdvi 判断如何最好地修复您的文档。

LaTeX 非常擅长排版，但它仍然需要我们不时地提供帮助，尤其是在出现 溢出框 错误的情况下。帮助 LaTeX 通常意味着手动断开特定的文本行。别担心，这不会造成伤害；只需遵循下面给出的规则

将这些命令之一插入文本后，保存它，运行 LaTeX，查看它在 xdvi 中的外观，并使用 grep 找出是否仍然存在任何问题。重复此操作，直到您摆脱所有 溢出框。

到目前为止，您已经阅读了关于格式化信件的内容，但是您可以使用 LaTeX 排版各种文档。例如，使用 \documentclass[...]{report} 会使 LaTeX 进入漂亮的报告格式化模式。可以使用 \documentclass[...]{book} 排版手册；使用 \documentclass[...]{article} 排版备忘录，使用 \documentclass[...]{slides} 排版演示幻灯片。

为了使这些文档看起来真正专业，还有一些其他命令，例如 \author{...}、\title{...}，以及在必要时，\date{...}。要生成标题页眉或标题页，请在最后一个命令后使用 \maketitle。您应该将这些命令放在 \begin{document} 之前。

在除信件以外的所有文档情况下，我们不需要 \address{...}、\signature{...}、\begin{letter}、\opening{...}、\closing{...}、\cc{...}、\encl{...}、\ps{...} 或 \end{letter} 命令。

要将长文本划分为部分、章节和章节，请使用 \part{...}、\section{...} 和 \chapter{...} 命令。

清单 2

您可以使用 LaTeX 排版两种类型的列表：项目符号列表（参见清单 2）和编号列表（参见清单 3）。编号列表对于各种协议、合同、说明等尤其方便。

清单 3

以下是用于格式化文本的其他有用命令的列表

任何 LaTeX 文件都可以使用以下命令转换为模板

chmod 444 businessletter.latex

这些权限将确保没有人（包括您）可以覆盖您创建的文件。任何人都可以打开它，但要保存更改，必须给它一个不同的名称。在 Emacs 中，您可以使用 CTRL-X 和 W 来做到这一点。将所有模板放在单独的目录中也是一个好主意。

在将 LaTeX 生成的文件发送到打印机或传真调制解调器之前，需要将它们转换为正确的格式。幸运的是，所有 Linux 发行版都附带一组转换实用程序，可以处理这项工作，而无需太多人工干预——您只需给它们一个文件名，它们就会完成剩下的工作

如果您要打印示例信件，请键入

dvilj businessletter.dvi

lpr businessletter.lj

此外，在某些打印机上，您需要在末尾送入额外的页面——它将是空白的，您可以重复使用它。

到目前为止，将 Microsoft Word 文件转换为 LaTeX 有点困难。有几种策略，但没有一种能让您完全满意。要将 Word 文件转换为 LaTeX，您可以

如果您需要将 LaTeX 文档转换为 DOC 文件，请尝试以下方法

        delatex businessletter.latex >\
        businessletter.txt

这就是您开始在办公室中使用 LaTeX 所需的一切。当然，还有更多内容需要学习，我建议您使用 locate 'lshort2e.dvi' 命令，看看是否可以找到“不太简短的 LaTeX2e 介绍”。这是一本写得很好的 LaTeX 手册，其中包含许多有趣的示例。

本文中的所有示例都可以在 Internet 站点 www.wszechnica.safenet.pl/archiwum/lfors.htm 上找到。

如果您的系统上没有上述任何命令或程序，请要求管理员安装它们并授予您使用它们的必要权限。所有这些工具都应该可用于任何 Linux 发行版。