OpenOffice.org 地址簿和套用信函
OpenOffice 1.0 是一套基于 StarOffice 代码库的多平台办公软件。它包括标准的应用程序，如文字处理器、电子表格程序、演示文稿管理器和绘图程序。本文将介绍 OpenOffice.org 文字处理器的套用信函功能，并说明将数据导入应用程序的几种方法。
套用信函是包含在打印文档时填充字段的文档。用于填充这些字段的信息来自一个名为地址簿的数据库。
地址簿可以从现有来源导入，例如 Netscape 的地址簿或 LDAP 服务器。它们也可以从 dBase 文件、电子表格或纯文本文件创建。OpenOffice.org 的向导，称为 AutoPilot（见图 1），可以简化导入地址信息的任务。下面介绍了使用 AutoPilot 的示例。
自动导航
创建地址簿后，可以通过单击“视图”->“数据源”（见图 2）访问其中包含的信息。这将在文档的顶部边缘打开一个新窗口，其中列出了所有可用的数据源。
查看数据源
要从 Mozilla 1.0 或 Netscape 6 导入地址簿，请单击“文件”->“自动导航”->“地址数据源”。选择“Mozilla / Netscape 6.x”，然后单击“下一步”按钮。选择是使用“个人地址”还是“收集的地址”，然后单击“下一步”按钮。最后，为此数据源提供一个名称，然后单击“创建”按钮。
OpenOffice.org 电子表格可以非常容易地用作地址数据源。当您创建一个电子表格用作地址簿时，第一行应包含列标题，例如“名字”、“姓氏”、“电话”和“电子邮件地址”。导入电子表格时将使用这些列标题。
在 AutoPilot 的“地址数据源”向导中，选择“其他外部数据源”，然后单击“下一步”。单击“设置”按钮，这将弹出“创建地址数据源”窗口（见图 3）。
创建地址数据源
在数据库类型下拉框中选择“电子表格”，然后在“数据源 URL”字段中输入电子表格文件名。单击“确定”关闭“创建地址数据源”窗口。
接下来，将电子表格列映射到 OpenOffice.org 的地址字段。这是通过单击“字段分配”按钮，为每个地址字段选择相应的电子表格列标题，然后单击“确定”来完成的（见图 4）。
将列映射到地址字段
纯文本文件也可以导入并用作地址数据源。文件的第一行应包含以制表符分隔的字段标题。
再次，从 Auto Pilot 中选择“其他外部数据源”，然后单击“设置”按钮。在“创建地址数据源”窗口中，选择“文本”作为数据库类型，并指定包含文本文件的目录作为“数据源 URL”。
单击“文本”选项卡，并在“文本包含标题”旁边打勾。选择适当的数据字段分隔符（在本例中为制表符）以及您用于文本文件的扩展名。单击“表”选项卡，并在包含地址数据的文本文件旁边打勾，然后单击“确定”。将 OpenOffice.org 的地址字段与文本文件第一行中的标题匹配，就像您处理电子表格一样，然后单击“确定”。
地址数据源的另一个选择是 LDAP 服务器。从 AutoPilot 的“地址数据源”窗口中选择“LDAP”，然后单击“设置”，将弹出“创建地址数据源”窗口。在这里，您可以指定 LDAP 服务器的位置以及访问服务器所需的用户名和密码。
OpenOffice 1.0 的一个已记录的问题是，首次连接到 LDAP 服务器必须以 root 用户身份进行。首次连接完成后，普通用户才能访问该服务器。我能够连接到我系统上的测试 OpenLDAP 服务器，但我无法显示其中的任何信息。OpenOffice.org 网站表明这是另一个已知问题。
最后，您可以使用 dBase 文件作为地址源。只需从 AutoPilot 的菜单中选择“其他”，然后选择“dBase”作为数据库类型。选择包含 .dbf 文件的目录，然后确保选中正确的文件名。单击“确定”后，执行字段分配过程，将 OpenOffice 的地址字段映射到数据库中的字段。
使用 dBase 文件的一个优点是，当显示“数据源”窗口时，您可以编辑其中包含的记录。来自其他来源的地址簿无法从“数据源”窗口编辑。
OpenOffice.org 在处理地址簿时确实有一些怪癖。单击“查看数据源”窗口上的刷新按钮实际上并没有更新显示的数据。显示更新信息的唯一方法是重新启动应用程序。
另一个问题是，如果您在查看 Mozilla/Netscape 的地址簿时隐藏“数据源”窗口，应用程序将挂起。
套用信函是包含由地址簿信息填充的字段的文档。有两种方法将这些字段插入到文档中。一种方法是将光标放在您想要字段的位置，然后单击“插入”->“字段”->“其他”（键盘快捷键 Ctrl-F2）。单击“数据库”选项卡，然后在“类型”列表中选择“套用信函字段”。在“数据库选择”窗口中，选择要插入的地址簿和字段，然后单击“插入”按钮（见图 5）。这将在您的文档中放置一个占位符，地址簿中的信息将插入到该占位符中。插入您需要的字段后，单击“关闭”并继续编辑文档。
创建占位符
插入字段的第二种方法是在“数据源”窗口中显示地址簿，然后将列名称从表格拖到您的文档中。
创建并保存套用信函模板后，您必须生成将发送给每个收件人的信函。这些信函可以打印出来、保存为硬盘驱动器上的单个文件或作为电子邮件发送。
要生成套用信函，请单击“文件”->“套用信函”。这将弹出“套用信函”窗口，您可以在其中选择要使用的收件人（全部、选定或特定范围）。选择信函应打印、保存到磁盘还是通过电子邮件发送，然后单击“确定”。请注意，为了通过电子邮件发送您的套用信函，您必须安装 Netscape 6.x。OpenOffice.org 无法使用 Mozilla 通过电子邮件发送套用信函。
OpenOffice.org 允许您使用 SQL 语句过滤您的地址簿数据。因为您可以使用自定义字段创建地址簿，所以您可以根据诸如购买的产品或续订日期等条件，将套用信函定向到特定客户。您还可以将套用信函限制为特定地区代码、邮政编码或州的收件人。
要使用此功能，请通过单击“工具”->“数据源”打开“数据源管理”窗口（见图 6）。选择您希望使用的数据库，然后单击“查询”选项卡。单击“新建查询”按钮将弹出 SQL 语句构建器窗口（见图 7）。此窗口允许您构建查询并运行它以查看其结果。确保在您的查询中包含您将插入到信函中的所有字段。一旦查询按您希望的方式工作，您可以将其保存为描述性名称并再次使用。
使用 SQL 语句过滤
SQL 语句构建
要从 SQL 查询插入字段，请在“字段”对话框（“插入”->“字段”->“其他”）中选择查询作为您的数据库选择。当您生成套用信函（“文件”->“套用信函”）时，从“套用信函”窗口中选择您希望使用的查询，而不是地址簿表。
使用 OpenOffice.org 1.0 撰写本文时，我发现它有一些怪癖。它确实崩溃了几次，但我没有丢失任何工作。此外，通过慢速互联网连接下载 OpenOffice.org 1.0 可能需要相当长的时间。但是，它的价格和功能可以使 OpenOffice 套件值得一试。
