OpenOffice.org 另辟蹊径：样式就是一切，对吗？
样式是使办公套件不仅仅是电子打字机的最主要功能。大多数文字处理器提供字符和段落样式，但 OpenOffice.org 还包括框架、页面和编号样式。更重要的是，OpenOffice.org 将样式的概念扩展到其他应用程序。例如，Impress 具有样式系统，而 PowerPoint（其 MS Office 等效产品）则没有。OOo 的 Calc 和 MS Excel 也是如此。一旦您了解了为什么要使用样式以及何时使用样式，您会发现 OpenOffice.org 用于管理和应用样式的工具是首屈一指的。您也将开始释放 OpenOffice.org 的全部力量。
样式是在办公套件中格式化文档的首选方法。另一种方法是手动覆盖。每当您想要更改默认格式时使用手动覆盖，您可以选择文档的一部分——例如，页面或一组字符——然后使用工具栏或菜单应用格式。每次您想要格式化某些内容时，您都单独进行。这种格式化风格之所以流行，主要是因为它不需要特殊的知识。实际上，它涉及将文字处理器当作打字机来使用。
问题是，正如 Robin Williams 在她最著名的书《电脑不是打字机》的标题中指出的那样。正如 Williams 的标题所暗示的那样，您可以使用像 Writer 这样的文字处理器做更多的事情，而不是使用打字机。如果您使用手动格式化，您要么无法使用文字处理器提供的许多功能，要么只能部分使用它们。因此，尽管手动覆盖非常流行，但它们却是效率最低的工作方式。
打字机和手动格式化缺少的主要功能是样式。样式是格式设置的列表。它们的优点是您在一个地方设置它们，然后标记文档中您想要使用它们的部分。如果您想要更改所有标记区域的格式，您不必像使用覆盖时那样单独访问每个区域。相反，您更改样式设置。瞬间，所有标记了该样式的区域也都会更改——这种速度是手动格式化根本无法比拟的。如果您是开发人员，您可以将设计样式视为声明子程序的等效项；标记文档的一部分以使用它就是调用子程序。
多次，拒绝使用样式的顽固分子在 OpenOffice.org 用户列表中发帖。他们有权以他们想要的任何方式工作，他们坚持认为。OpenOffice.org 应该重新设计，以便手动覆盖的用户可以像使用样式的用户一样访问功能。乍一看，这个请求听起来很合理。然而，仔细一看，这就像坚持认为所有道路都应该设计成行人可以像驾驶员一样快速行驶一样毫无意义。尽管 OpenOffice.org 在某些方面容纳了手动覆盖者，包括在“工具”->“自动更正/自动格式化”中找到的几个快捷方式，但样式的优势需要手动格式化永远无法提供的输入规律性。
基本上，使用样式提供四个主要优点
以额外的初步工作为代价，从长远来看您可以节省时间。花几个小时设置样式，将结果保存在模板中，您就不必在几个月内考虑设计。
当您想要重新格式化时，您只需更改样式即可重新格式化整个文档。由于样式是分层的，通常您甚至不需要更改每个样式，只需更改层次结构的顶部的样式即可。
OpenOffice.org 中的某些工具要么被削弱，要么在没有样式的情况下根本无法工作。在导航器中，样式位于窗口的顶部，充当在文档中移动的基本里程碑。想要一个字段来拾取章节编号或具有不同样式的页眉和页脚？对于这两项任务，您都需要使用样式。您想要构建目录或更改页面设计？您可以在不使用样式的情况下完成这两项任务，但这需要两分钟的任务将花费您二十分钟。
无论如何您都会使用样式。索引、表格和对象框架都自动使用段落样式。默认情况下，任何类似 URL 的内容都使用 Internet 链接字符样式进行格式化。添加页脚，您就使用了页脚段落样式。除非您有受虐倾向，或者满足于仅在最肤浅的级别使用办公套件，否则迟早您需要使用样式。并且因为您无法逃避它们，所以您不妨学习如何使用它们，而不是跳过障碍来避免它们。
简短的回答是几乎总是。但在实践中，即使是专家也会在某些情况下使用手动覆盖。在决定是使用覆盖还是样式之前，请查看下表并确定哪些情况适用于您正在准备的文档。
| 如果...考虑使用覆盖 | 如果...使用样式 |
|---|---|
| 文档很短。 | 文档很长。 |
| 文档将打印一次且永不重复使用。 | 文档将被多次修订。 |
| 文档将仅由一个人编辑。 | 文档将由多人编辑。 |
| 任何编辑都将在完成文档后的几天内进行。 | 文档将在第一个版本后的数周、数月甚至数年内进行编辑。 |
| 文档的格式是唯一的，与任何其他文档无关。 | 文档属于标准文档类别，例如信件、传真或备忘录。 |
| 您计划将文档另存为纯文本，因此所有格式无论如何都会丢失。 | 文档设计应与您或您的公司或组织的其他文档的设计相匹配。在商业世界中，这种考虑是品牌塑造的一部分。 |
| 文档主要由图形组成，并且所使用的文本不是有规律地放置或间隔的——例如，宣传册或产品单页。 | 您希望以多种不同的方式使用文档，每种方式都需要一些小的更改：例如，将其打印在白色和红色纸张上。 |
即使使用覆盖的前五个条件之一适用，如果您有适合您需求的模板，使用样式仍然可能是有意义的。除了懒惰之外，最后两个条件是使用覆盖的唯一真正原因。Writer 甚至为图形设计提供了直接光标，这是一种设置，可根据需要添加制表符和线条，使您可以在页面上的任何位置插入文本（请参阅“工具”->“选项”->“文本文档”->“格式化辅助”）。
当您应用样式时，您有两个主要工具，目录和样式列表。样式目录可从“格式”->“样式”->“目录”获得，类似于 MS Office 中同名的工具。样式列表可从“格式”->“样式列表”获得，或按 F11 按钮获得，是一个浮动调色板。两者都是用于添加、编辑和应用样式的工具。
图 1. 样式列表是应用样式的最简单方法。其内容在应用程序之间有所不同。这是文字的样式列表。
如果您习惯了 MS Office，您可能会觉得目录最舒适。但是，与样式列表相比，目录需要更多的鼠标单击或击键才能完成相同的事情。目录卡在菜单中，不如像样式列表这样的浮动窗口方便。由于这些原因，样式列表应该是大多数用户的首选工具。主要的例外是使用 15 英寸或更小显示器的用户，他们没有额外的可用空间来放置浮动调色板。然而，即使在小屏幕上，用户也可以根据需要打开和关闭样式列表。
图 2. 目录是 OOo 界面的一部分，并且非常类似于其 MS Office 对应物。除非您不想改变您的工作习惯，否则样式列表更有效率。
样式列表可以保持浮动，也可以通过在按住 Ctrl 键的同时拖动其标题栏来停靠或取消停靠在编辑窗口的一侧。顶部是当前应用程序中可用的每种样式类型的按钮。单击该按钮，样式列表中列出的样式类型会发生变化。还有一个“填充格式”按钮，它允许您通过将样式拖到文档的某个区域来应用样式，以及一个“更新样式”按钮，它允许您根据手动覆盖修改样式。
在样式列表的底部是样式不同视图的下拉列表。特别有用的视图是“应用的样式”，它仅列出已使用的样式；“HTML 样式”，它仅列出 HTML 中使用的样式；以及“分层视图”，它在树中显示哪些样式基于哪个。
样式列表非常方便，它是使用 OpenOffice.org 的主要原因之一。但是，您可以通过编写宏来自动化常用样式的应用，然后将每个宏分配给一个组合键，从而使样式更加方便。除了样式列表和目录之外，OpenOffice.org 还包括“加载样式”工具，可从“格式”->“样式”->“加载”获得。“加载工具”是一个用于在文档之间传输样式的对话框。从对话框中，您可以选择要传输的样式以及是否覆盖现有样式。
图 3. 加载样式窗口是从一个文档复制样式到另一个文档的主要机制。
OpenOffice.org 包含数十种预先存在的样式。这些样式中的许多都在等待您的选择。其他样式由 OpenOffice.org 自动使用。例如，添加图形，然后会自动在其周围放置一个使用“图形”样式的框架。同样，除非您关闭“工具”->“自动更正/自动格式化”中的 URL 识别选项，否则键入任何看起来像 URL 的内容都会立即使用 Internet 链接字符样式格式化文本。所有预先存在的样式都可以编辑但不能删除。您还需要在需要出现时添加您自己的样式。
图 4. “组织器”选项卡应该是您设计样式时的第一站。
您可以使用目录处理样式，但在应用样式时，样式列表更方便。要编辑样式，请在样式列表中突出显示它，然后从右键单击菜单中选择“修改”。如果要添加基于突出显示样式的样式，请选择“新建”代替。或者，如果您想要一个不基于任何现有样式（默认样式除外）的样式，请在样式列表中的空白区域选择右键单击。在所有这些情况下，“样式”窗口都会打开，您就可以开始设计了。
无论样式如何，您设计样式时的第一站都应该是“组织器”选项卡。根据样式的类型，“组织器”有三个字段。您如何填写这些字段会严重影响样式的使用性
名称：为了方便起见，每个样式都应该有一个独特的名称。预定义的样式通常以上下文命名——标题 1 或强调。但是，您可能更喜欢为您的样式提供描述性名称——2 列页面或蓝色项目符号。某些样式可以与另一种不同类型的样式相关联，因此您也可以通过为它们全部指定相同的名称来简化您的生活。例如，如果编号样式使用阿拉伯数字，您可能想要将其称为阿拉伯数字的字符样式以及使用编号样式的段落样式阿拉伯数字。由于每种类型的样式都单独显示，因此您永远不会混淆它们，但它们的关联性一目了然。
链接到：此字段列出了当前样式所基于的现有样式。如果您通过突出显示现有样式来开始设计新样式，则现有样式会自动输入到此字段中。新样式使用与其链接的样式的所有特征，但专门更改的特征除外。更重要的是，对父样式的更改会更改新样式。这种继承通过允许您仅设计一次相关样式来简化文档的设计。例如，如果您使用“标题”样式，您可能只需要为其子样式“标题 1”和“2”设置大小或颜色。您可以通过在样式列表中更改为“分层视图”来查看哪些样式继承自哪些样式。
下一个样式：在另一个样式之后自动使用哪个样式。对于某些样式，使此设置可用没有意义。例如，框架通常不会紧跟另一个框架。对于其他样式（例如段落和页面），此设置确实可以节省时间。例如，默认情况下，“标题”段落样式之后是“副标题”，然后是“正文”。您无需每次都设置样式，只需按 Enter 键，就会自动使用下一个样式。
其他设置的描述必须等待其他文章。不过，现在要知道，为一个文档设计全套样式是一个密集的过程。即使是 OpenOffice.org 专家也可能需要几个小时来调整某些文档中的样式。因此，设计样式的最后一步始终应该是使用“文件”->“模板”->“保存”将结果保存到模板。当您第三次或第四次使用该模板时，您已经开始节省时间并注意到您的血压有所改善。
Bruce Byfield 曾任 Stormix Technologies 和 Progeny Linux Systems 的经理，以及 Maximum Linux 的特约编辑。在离开办公桌后，他听朋克民谣音乐，饲养鹦鹉，并凭自己的意愿跑很长、很痛苦的距离。他目前正在写一本关于 OpenOffice.org 的书。
