“字段”窗口（插入 > 字段 > 其他 > 功能）的“功能”选项卡包含用于处理内容的工具。选项卡上的一些字段对于编写草稿和编辑很有用。另一些字段对于在单个文件中维护文档的不同版本很有用。要维护多个版本，您可以从多个字段中选择，每个字段都有不同的策略——根据条件更改内容、从列表中选择或根据需要隐藏和显示内容。

“功能”选项卡上的许多字段可能需要一段时间才能设置好。对于只打印一次的文档，它们可能不值得费心。当您构建模板时，许多这些字段才真正发挥作用。稍加规划，您的模板就可以服务于多种用途，使其比现在更加有用。

这些通过字段控制内容的策略中的几个都需要设置条件。这个要求使许多没有数学背景的用户感到困惑。在线 OOo 帮助文档中对这个概念的文档记录不完善，并且一些用户可能会将其与条件样式混淆，条件样式是一个完全不同的概念。

然而，条件的概念比许多用户担心的要简单。条件所做的只是设置在字段中定义的内容何时或是否出现在文档中。

在 2.0 beta 之前的 OpenOffice.org 版本中，条件几乎可以是任何数学或逻辑表达式。条件也可以使用输入的用户数据进行设置。例如，条件user_initial="BB"与隐藏段落一起使用将阻止任何其他首字母的人看到更不用说打印该段落。然而，尽管这样的条件提供了另一个安全级别，但它们不必要地复杂，可能很少有人使用它们。

从 2.0 beta 版本开始，条件已得到简化。显然对条件有效的唯一设置是 0 或 False 以及 1 或 True。通过打开“字段”窗口并更改条件，您可以选择在文档中是否显示定义为字段一部分的内容。当我们讨论不同类型的字段时，这个概念应该会变得更清晰。

占位符是标记缺失内容应放置位置的字段。占位符是一个简单的工具，但在许多情况下都很有用

在这些或类似情况下，占位符可以标记缺失的内容，让您可以自由地编写您知道的部分，并在以后返回处理缺失的部分。

要添加占位符，请单击“插入”>“字段”>“其他”>“功能”>“类型”>“占位符”。从“格式”字段中，选择最终将替换占位符的内容类型——“文本”、“表格”、“框架”、“图形”或“对象”。您可能还想在“占位符”字段中添加临时文本，并在“参考”字段中添加鼠标悬停文本。例如，如果您与一组作者一起工作，您可以使用鼠标悬停文本来标识谁应该添加内容。

当您准备好添加内容时，单击占位符。如果您指定“文本”作为格式，则您键入的内容将替换占位符。如果您指定任何其他格式，则会出现用于导入该类型内容的对话框。

输入字段是比占位符更进一步的编辑工具。使用输入字段，您已经有了内容，但想将其标记为可能需要编辑。

要添加输入字段，请单击“插入”>“字段”>“其他”>“功能”>“类型”>“输入字段”。虽然“参考”字段可用于鼠标悬停，但您可以忽略它，因为它没有任何效果。相反，直接单击“插入”按钮。当“输入”窗口打开时，在大的文本框中键入输入字段的文本，而不是在“编辑”字段中。

要更改输入字段，请单击该字段并在大的文本框中更改文本。

输入列表主要适用于小型可变内容列表。例如，如果一家公司有三个独立的部门，它可以在模板中使用输入列表，以便所有三个部门都可以使用相同的信函模板。当员工打印信函时，他们可以使用输入列表来更改部门名称，视情况而定。

输入列表在“插入”>“字段”>“其他”>“功能”>“类型”>“输入列表”中创建。通过在“项目”字段中键入变量，然后单击“添加”按钮，一次添加一个变量。每个项目在“列表中的项目”字段中可见，并且可以使用“上移”和“下移”按钮更改项目的顺序，以便更常用的项目在列表中更高。

在文档中，默认显示列表中的第一个项目。每当您想要更改文档中显示的项目时，双击该字段并从打开的窗口中选择另一个项目。您也可以单击“编辑”按钮以添加或删除列表中的项目。

输入列表很有用，但主要限于小型列表。如果您需要使用超过大约六个项目，请创建一个数据库，然后按 F4 以显示其内容。然后，您可以将项目拖到文档中；或者，创建邮件合并文档可能更有效。

与输入列表一样，条件文本是一种组织可变信息的方式。主要区别在于条件文本仅包含两个项目。列表中显示哪个项目取决于设置的条件。

条件文本通过单击“插入”>“字段”>“其他”>“功能”>“类型”>“条件文本”来设置。设置条件文本实际上涉及构建一个简单的逻辑语句。该语句包含三个部分，每个部分都有一个字段

要更改使用的文本，请单击该字段并更改条件。

隐藏文本和段落字段对于在一个文件中维护同一文档的两个略有不同的版本很有用。例如，教师可以使用它们在与课堂练习相同的文件中包含答案和教学笔记。在为自己打印整个文件后，他们可以打开隐藏文本或段落以分发给学生的副本——并且，运气好的话，不会混淆两者。

两种类型的字段都可以从“字段”窗口的“功能”选项卡中获得，并且两者都是条件文本的替代形式。它们让许多用户感到困惑，尤其是在线帮助文档对它们的介绍很少。但在实践中，一旦您理解了它们，两者都易于使用。

“隐藏文本”字段应用于选定的字符和空格。或者，您可以在“字段”窗口中键入文本。相比之下，“隐藏段落”字段是一个可以放置在段落中任何位置的标记。除了这个细节之外，这两种类型的字段的工作方式完全相同。

这些字段可能令人困惑的一个原因是您可以设置它们，但仍然在屏幕上看到您尝试隐藏的材料。因此，您可能会得出结论，您没有正确设置字段。实际上，所有错误都是“字段显示：隐藏文本”或“字段显示：隐藏段落”框在“工具”>“选项”>“OpenOffice.org Writer”>“格式化辅助”中被选中。一旦您取消选中相应的框，文本或段落就会按需隐藏。或者，您可以保持选中每个框，并使用“文件”>“页面预览”来查看文档在隐藏文本或段落时的外观。

这些字段令人困惑的第二个原因是它们都使用“条件”字段。当字段设置为 0 或 False 时，文本或段落在打印文档时可见。当字段设置为 1 或 True 时，材料将被隐藏。

隐藏文本和隐藏段落字段包含在 OpenOffice.org 2.0 版本中。然而，在此版本中，它们已成为遗留功能，主要是为那些可能拥有包含它们的文档的人而包含的。如果您想要可以根据需要隐藏或显示的文本，并且您正在使用 2.0 版本，您可能希望使用字符和段落样式的“字体效果”选项卡上的“隐藏”功能。使用此功能，您无需设置条件，只需选中或取消选中“隐藏”框即可。通过这样做，您可以立即隐藏或显示使用该样式的所有材料，而不是遍历文档并单独更改每个字段的条件。最棒的是，“隐藏字符”样式会自动检测任何隐藏文本字段，“隐藏段落”样式会自动检测任何隐藏段落字段。除非您足够保密，想要一种不引人注目的方式来隐藏材料，或者足够固执，拒绝使用段落样式，否则从 2.0 版本开始，您可能根本不想为新文档使用单个字段。

“功能”选项卡上的字段确实存在一些缺点。首先，用于可变内容的输入字段似乎假设只会进行简短的条目。例如，如果您在“条件文本”的“Else”和“Then”字段中放入两个长段落，您可能会在编辑它们时遇到麻烦。此外，尽管“字段”窗口包含用于在相同类型的字段之间顺序移动的箭头按钮，但跟踪字段以编辑它们仍然是一项缓慢且笨拙的任务。而且，只有在 2.0 版本中，在线帮助文档才达到初学者有希望理解如何在不投入大量时间进行实验的情况下使用字段的阶段。然而，一旦您理解了“功能”选项卡字段，您会发现它们是您工具箱中小型但方便的补充。

注意：在“OOo 墙外话：解答问题，第 2 部分”中，我提到了 Writer 的交叉引用工具的不足之处。我忘记提及的是，有两个宏可用于提供补救措施：Ian Laurenson 的ReferenceManager 和 OutlineCross-Referencer。如果交叉引用在您的写作中很重要，您需要查看它们。