OOo 墙外奇谈：表格概念，第二部分
表格公式——或者我应该说是公式？——是 OpenOffice.org Writer 的独特功能之一。 Writer 使用类似于 OpenOffice.org Calc 中的公式栏，但选项集更有限。表格公式的语法类似于电子表格公式，但只有细微的差异，足以让电子表格专家感到沮丧。然而，尽管存在这些明显的缺点，表格公式仍然是 Writer 工具箱中受欢迎的新增功能。正如一个实际示例可以表明的那样，通过一点规划，您可以使用 Writer 的表格公式构建出令人惊讶的复杂文档，更重要的是，减少日常任务的枯燥感。
公式在 Writer 表格中使用公式栏输入。公式栏可以通过选择“视图” -> “工具栏” -> “公式栏”来访问。不过，更可能的是，您会发现按 F2 键是访问公式栏更方便的方式。公式栏可用于向表格单元格或常规文本添加公式。
图 1. Writer 中的公式栏与 Calc 中的公式栏非常相似。
公式栏由四个项目组成
输入行，公式在其中手动输入或通过您的选择输入。
“公式”按钮，它打开基本公式的下拉列表，例如“求和”、“百分比”和“平方根”。还有几个类别的公式可用。总共有大约二十几个公式可用。它们包括基本用户可能想要的大多数函数。此外，您还可以手动输入 +、-、*（用于乘法）和 /（用于除法）。
“取消”按钮，用于关闭公式栏。当您选择此按钮时，输入行中的任何内容都将丢失。
“应用”按钮，它给出公式的结果或错误消息。不幸的是，错误消息只是“表达式错误”，而不是解释您做错了什么。
Writer 表格单元格和公式的行为与电子表格单元格非常相似，但存在许多重要的差异。与电子表格单元格一样，表格单元格也具有地址，地址由列的字母和行的数字组成。在这两种情况下，地址都从左上角的单元格开始，即 A1。在这两种情况下，您也可以通过在开始地址和结束地址之间输入冒号来输入地址范围。例如，A2:D4 包括 A2 和 D4 之间的所有单元格（包括 A2 和 D4）。
然而，如果输入带有小写字母的地址，电子表格会很宽容，但 Writer 表格只要求大写字母。如果您输入 a2:D4，OpenOffice.org Calc 可以毫无问题地读取它。但是，Writer 会返回错误消息。
与电子表格一样，Writer 公式以等号 (=) 开头。只要使用地址范围，公式看起来就非常相似。例如，如果您想在 Calc 中将单元格 A1 和 A2 的结果相加，则 Calc 和 Writer 表格中的公式都将是 =SUM(A1:B1)，尽管 Writer 出于某些原因会输入它而不会将首字母大写。但是，如果您想对两个不相邻的单元格求和，在 Calc 中公式将是 =SUM(A1;A5)，但在 Writer 表格中它将是 =sum <A1>+<C2>——并且需要手动输入。
如果您习惯于使用电子表格，这些差异可能会令人沮丧。问题是这些差异很小，容易忘记，但又足够重要，会引起困难。对于某些 Writer 表格函数，例如 Round，语法差异很大，您可能需要耐心通过试错和参考在线帮助来学习。为什么语法与 Calc 的语法不完全相同尚不确定，但请注意，它可能会让您感到痛苦，尤其是在您匆忙时。
要了解公式在 Writer 表格中的实际用途，请想象您经营一家家庭计算机维修业务。当您向客户开账单时，您通常会发送一份两页的文件。第一页是一般信函，礼貌程度各不相同，具体取决于账单的逾期时间。如果您愿意，可以使用输入列表字段来选择每个逾期阶段的短语。在第二页上，您将提供一份明细发票。如果您选择，您可以手动输入每项服务的工时数和小时费率，并使用计算器将它们相加。但是，您可以通过以下流程自动生成发票来节省时间
创建一个包含 4 列和 12 行的表格。在 OOo 版本 1.x 中，命令是“插入” -> “表格”。在版本 2.0 中，它是“表格” -> “插入” -> “表格”。
从左到右，将列标题标记为“服务”、“工时”、“小时费率”和“成本”。
选择“小时费率”和“成本”列。然后，通过从右键单击菜单中选择“数字格式”将数字格式设置为货币。请务必选择带有两位小数的格式。
如果您使用的是 OOo 2.0，请选择“工时”列并将数字格式设置为“数字”。如果您使用的是版本 1.x，则无需执行此步骤，因为它默认情况下启用了数字识别。版本 2.0 中更改了默认设置，因为它经常让新用户感到沮丧。
在“小时费率”列的最后三行中，从上到下输入“小计”、“销售税”和“总计”。通过为它们定义段落样式或使用工具栏中的手动“右对齐”按钮来右对齐这三个条目。
在“小时费率”列的第二行 C2 中输入“小时费率”。对于此示例，我们假设标准费率为每小时 65 美元。请注意，由于设置了数字格式，您只需输入 65。美元符号和小数点将为您输入。
“成本”是工时数乘以小时费率。要让 Writer 为您计算“成本”，请将鼠标光标放在“成本”列的第二行 D2 中。然后，按 F2 打开公式栏。
使用鼠标选择表格单元格 B2。 <B2> 将输入到公式栏的输入行中。在输入行中添加星号 (*)，然后选择单元格 C2，然后单击“应用”按钮，即输入行旁边的绿色复选标记。
单元格 D2 现在包含单元格 B2 和 C2 内容相乘的结果。公式为 =<B2>*<C2>。
由于 B2 为空，D2 显示 0.00 美元。如果您更改工时数 (B2) 或小时费率 (C2)，则 D2 会自动更新。
接下来，将公式添加到可以细分服务的每一行中。选择单元格 B2、C2 和 D2。然后选择“编辑” -> “复制”。最后，选择单元格 B3 到 D9 并选择“编辑” -> “粘贴”。
此操作会将公式复制到其他行中。由于表格单元格公式中的地址是相对的，它也会更新行中的公式。例如，如果您将鼠标暂停在单元格 B4 上，您可以看到其公式引用的是第 3 行，而不是第 2 行。
如您所知，在电子表格中，您可以选择单元格并在右下角用鼠标拖动以达到相同的效果。但是，Writer 表格单元格不如电子表格单元格通用。
要创建一个计算每项服务成本总额的公式，请将鼠标光标放在 D10 中，即“小计”标题右侧的单元格中，然后按 F2 打开公式栏。从“公式”按钮提供的下拉列表中选择“求和”。然后，选择单元格 D2 到 D9，然后单击“应用”按钮。
单元格 D10 现在包含公式 =sum <D2:D9>。单元格地址之间的冒号表示单元格范围，即 D2 到 D9（包括 D2 和 D9）。
这是一个二代公式，由 D 列中所有其他公式的结果组成。如果表格中的任何工时数或小时费率发生变化，小计将自动更新。
如果某些服务行是空白的，请不要担心。如果未输入工时数，则该行中的公式将设置为零。
假设销售税为 7%，您可以通过单元格 D11 中的第三个公式计算销售税： =<D10>*.07。
最后，可以通过在单元格 D12 中输入公式 =sum <D10:D11> 来计算总计。
图 2. Writer 仅包含基本公式，但它们足以创建许多复杂的、节省时间的文档。
表格现在有四代公式。每次更改工时数或小时费率时，每个公式都会自动更新。
每次创建发票时都做这么多工作很麻烦，因此您自然希望使用“文件” -> “模板” -> “保存”将包含发票的文档另存为模板。这样，表格在您需要时随时可用。在每种情况下，您只需要输入工时数和小时费率——无需计算。
如果您需要更长的发票，您只需在“小计”上方添加额外的行，然后复制并粘贴现有行之一，就像最初创建发票时所做的那样。
与电子表格相比，Writer 表格中的公式受到限制，并且差异很大，以至于有经验的电子表格用户经常发现它们难以使用。事实上，如果您需要超出基本功能的任何功能，或者只是偶尔使用它们，并且不想每次都重新学习它们，您可能更喜欢使用“插入” -> “对象” -> “OLE 对象”将电子表格导入到您的 Writer 文档中。通过一些格式设置选项，例如使单元格边框可见，导入的电子表格可以看起来与 Writer 表格完全相同。
但是，如果您的需求很简单，或者您是许多认为电子表格过于复杂而不予考虑的人之一，那么 Writer 表格可能就是您所需要的全部。与导入电子表格不同，使用表格公式不需要维护两个单独的文档。而且，只要有点耐心和一个模板，它们就是另一个用于自动化工作的有用工具。
Bruce Byfield 是一名自由课程设计师和讲师。他是Linux Journal和 Newsforge 的定期撰稿人。
