在本文中，我提供了一些管理任务的方法。从简单的文本文件到功能完善的个人信息管理器（PIM），总有一种方法适合您的工作方式。我还分享了一些管理任务的技巧，并告诉您我如何使任务管理器适应我的工作方式。

如果您习惯了 Microsoft Outlook 和其他专有 PIM 的高级任务管理功能，那么 Ximian Evolution 和 KDE PIM 套件非常适合您。Ximian Evolution 是为 GNOME 用户环境开发的，而 KDE PIM 套件是 KDE 的一部分，但它们都可以在其他桌面环境中使用。

这些功能齐全的个人信息管理器提供了一个完善的界面，用于创建和管理任务、附加文件，甚至与个人数字助理（PDA）同步，可以帮助您时尚地驯服您的待办事项列表（TODO）。

有时候最简单的方法是最好的。将任务保存在纯文本文件中，您已经走在驯服 TODO 的道路上了。文本文件在灵活性方面胜出。您可以将列表保持在任何您想要的格式，并使用您喜欢的编辑器进行编辑。您还可以通过电子邮件或万维网与他人共享它们。您甚至可以使用 rsync 和 CVS 等工具备份它们并与其他计算机同步。

记住复制和粘贴的键盘快捷键。如果您记得描述的一小部分，增量搜索是跳转到任务的好方法。然后，您的文本编辑器可以在您键入字符时显示匹配项。查看您的文本编辑器的功能以获得更多帮助。

除了基本知识之外，一点编程可以使 TODO 更容易维护。编写一个小程序或 shell 脚本，以从命令行或键盘快捷键添加项目。记录任务所需的精力越少，您记住的就越多，因此尽可能自动化。您可以通过在 TODO 列表中复制和粘贴行来手动排序任务，甚至可以编写程序将所有内容放在一起。

为了获得更多软件支持，请查看 Freshmeat.net，其中有数百个简单的 TODO 管理器。如果您知道如何编程，请选择一种您知道或想学习的语言的 TODO 管理器。扩展管理器的功能不仅可以帮助您成长为程序员，还可以让您根据自己的特殊癖好进行定制。

电子邮件是跟踪任务的常用方法。如果您几乎生活在您的电子邮件客户端中，为什么不使用它来跟踪您需要做的事情呢？您可以转发消息或给自己写提醒。使用有意义的主题，以便更容易鸟瞰您的消息。

但是，请注意信息过载。您可能需要在数千条消息的存档中找到那个紧急的 TODO。查看您的邮件客户端的功能，了解如何标记消息的选项。使用文件夹或标签来标记要跟进的消息。将消息标记或归档为 TODO，并在完成任务后删除标签或将其更改为“完成”。使用功能齐全的 PIM（如 Evolution 和 KDE PIM）可以更轻松地跟踪任务，它们允许您标记消息以进行跟进或将其转换为任务。

小任务呢？给自己发电子邮件提醒买牛奶似乎很傻，但除非所有这些 TODO 都写在某个地方，否则您将花费脑力思考它们。因此，您可能需要补充您的收件箱，以便跟踪较小的任务。

如果您的tasks中的大部分可以快速完成，并且您可以保持收件箱的可管理性，那么电子邮件是跟踪任务的便捷方法。

许多软件项目使用请求跟踪器来确保错误报告和功能请求不会遗漏。您也可以使用一个来跟踪您的个人 TODO。虽然请求跟踪器需要大量的设置时间和精力，但您可以获得可靠的项目管理系统的益处。

请求跟踪器，也称为错误跟踪系统 (BTS) 或问题跟踪器，存档与 TODO 相关的所有消息，这使得它们非常适合长期发生的任务和需要与他人协作的任务。您可以将任务的电子邮件地址或 URL 发送给其他人，以便他们可以确认您的工作或添加评论。

请求跟踪器可以生成与任务相关的图表。例如，您可以跟踪一段时间内打开、已解决和已关闭任务的增加或减少，以粗略估计您何时效率最高或负担过重。

如果您的tasks中的大部分需要来自他人的输入，请查看 RequestTracker 和 Bugzilla 等程序。有了良好的错误跟踪系统，您可以轻松跟踪您正在等待什么以及来自谁的。

基于 Web 的 TODO 列表是一种有趣且简单的方式，用于创建您可以与他人共享的任务列表。如果您始终打开 Web 浏览器，或者您需要让非技术人员了解最新信息，则基于 Web 的 TODO 列表可能是跟踪任务的便捷方式。Ta-da 和 Backpackit 等新服务使用 Javascript 和 XHTML 技巧来提供出色的用户界面。

寻找一个书签小程序或扩展程序，让您轻松创建 TODO。将您的任务概览设置为浏览器中的默认页面，以便确保您每天查看它们。

如果您花很多时间在移动中，您可能已经考虑过给自己买一个 PDA。Evolution 和 KDE PIM 都可以将您的任务与基于 Palm 的 PDA 同步，这使它们成为移动战士的理想选择。coldsync 等库可以帮助您支持自定义 hack 的同步。

我选择的效率工具是一包 3 英寸 x 5 英寸的索引卡，用回形夹或橡皮筋固定在一起。这种令人惊讶的有效低技术工具被效率极客们亲切地称为“Hipster PDA”，是跟踪任务的好方法。

将您的任务写下来，每张索引卡一张。您也可以写下子任务和注释。在等待时浏览您的任务，或按您可以执行任务的上下文对其进行排序。完成您的 TODO 后撕掉卡片，以获得非常令人满意的结局。

将有用的数据打印到卡片上。如果您使用非常小的字体，一张索引卡上可以容纳大约 50 个姓名和联系电话号码。月历和年历也很方便。无需担心硬件，没有降低效率的游戏，也没有麻烦，这使得 Hipster PDA 非常适合经常外出的人。

对使用什么来管理您的任务有想法了吗？好吧，现在这里有一些保持掌控一切的技巧。

“嗯，这看起来很有趣”，您想。“让我们试试看。”您切换到您的任务管理器以写下该 TODO。糟糕，您仍然需要打开应用程序。现在您必须排列您的窗口，以便您可以看到文章。等等，您需要复制 URL。等到您完成所有设置后，您可能已经忘记了您最初想写下的内容！

如果任务管理器使用起来太麻烦，您就不会费心使用它。尽可能使其易于将任务从您的脑海中转移到系统中。使您的任务管理器只需按一下键或单击一下鼠标即可访问，您会发现自己更频繁地使用它。

保持您的 TODO 列表简短，这样您就不会被所有需要做的事情淹没。无情地修剪您不再需要做或不再感兴趣做的 TODO 项目。删除或存档已完成的任务，以便它们不会使您的主任务列表混乱。

TODO 项目可能令人生畏。“写小说”就是一个难以开始的任务的例子。确保您的 TODO 项目足够小，可以进行处理。我通常将我的任务分解为我一次可以完成的子任务。分解这些任务也使停止拖延更容易，因为总有一些小事可以做。

建立一个您可以信任的系统。确保没有任何任务遗漏。使您的提醒系统成为您登录或启动浏览器后首先显示的内容。留出时间定期查看您的所有任务。

如果您的任务管理器易于使用，您将更信任它来处理更多任务。将您的所有任务写在一个可靠的系统中意味着您不必担心忘记任何事情——只要您不忘记检查！

随着您提出新想法或阅读有关其他人的经验，您跟踪任务的方式可能会发生变化。不要害怕改进您的系统。但是，不要一步到位采用全新的方法，而是将更改分解为渐进式改进。这样，您就有时间使其成为习惯。

但是，不要花费太多时间调整您的系统！管理这种冲动的一种方法是找到一个志同道合的人的社区。这样，您可以使用他们的 hack 和自定义设置，而无需花费大量时间来创建自己的 hack 和自定义设置。诀窍是找到一个适合您的工作方式并且可以在您尝试新的工作方式时进行扩展的个人信息管理器。

在找到适合我的东西之前，我经历了各种各样的个人信息管理器。我非常喜欢 Planner.el，这是一个非常可定制的个人信息管理器。我想与您分享一些我喜欢它的地方，以便您了解个人工作风格如何影响您的计划。

我大部分时间都在 Emacs 文本编辑环境中使用文本文件工作。由于 Emacs 具有很强的可扩展性，因此它在此过程中积累了许多有用的模块，包括多个电子邮件客户端、Web 浏览器、Internet 中继聊天 (IRC) 客户端，甚至即时消息程序。我可以在 Emacs 中编程、上网、聊天和查看邮件。Emacs 本身可以在 GNU/Linux、Microsoft Windows 和 Mac OS X 上运行，并且出奇地容易学习。

Planner.el 内置于我的主要工作环境中，只需按一下键即可访问。由于我的tasks中的大部分都基于我正在查看的内容，因此我非常欣赏 Planner.el 如何不妨碍我。当我创建一个任务时，屏幕底部会出现一个小文本提示（图 1）。我不会因弹出窗口或切换到另一个应用程序而分心。我只需键入任务描述，用一个或两个项目标记它，然后回到工作。

图 1. 您可以使用常规编辑窗口中的小文本提示创建任务。

不仅如此，它还会智能地从我正在查看的任何内容中拾取信息，自动创建返回文件、电子邮件、网页甚至 IRC 会话的超链接（图 2）。由于有大量的示例，即使是新手也可以添加对新工具的支持。Planner 链接到我的邮件消息的能力是我对邮件存档中数千条消息施加秩序的唯一方法！

图 2. 超链接任务为您提供了一种简单的方法来回顾与任务相关的信息，无论是以文件、邮件消息、网页还是 IRC 会话的形式。

我喜欢回顾我的一周，看看我完成了什么。由于可以轻松查看已完成的任务，因此我可以编写成果报告，而无需努力回忆前几天我做了什么。看到今天有很多划掉的任务也是一个很大的士气助推器。作为一个漂亮的回报，我可以保留详细的日志，记录我在每个任务或项目上花费了多少时间——非常适合计费时间、改进我的时间估计或只是找出我每天有多（不）高效。

我喜欢保持我的任务列表简短。我通常每天的任务列表中少于十个任务。我喜欢将任务安排在特定的日子，并根据项目组织它们，保持我的每日任务列表小而可管理。当我感觉特别高效时，很容易将更多任务重新安排到今天的页面上。

我将任务分解为小块，以简化跟踪我的进度并激励我工作。当任务的大小可管理时，它们更容易处理。我发现自己没有闲逛，而是从我的列表中选择下一个小任务并开始处理它。

我需要一个可以跟踪小任务以及大型项目的系统。由于 Planner.el 只需按一下键即可访问，并且我将其用于我的所有任务，因此我信任它可以保存我需要记住的所有事情。我使 Planner.el 成为我打开电脑时首先显示的内容，并且我每天至少检查一次。知道我的所有提醒都是安全的，并且可以从一个地方轻松检查，这绝对减轻了我的负担。

我也很容易备份我的文件。由于 Planner.el 使用纯文本文件，因此我不必担心数据损坏。如果某些实验性代码使 Planner.el 对我来说无法使用，我仍然可以使用任何文本编辑器来管理我的计划。此外，很容易将我的任务列表和注释发布为 HTML（图 3），因此如果我的笔记本电脑发生任何事情，我可以使用任何可以上网的计算机查看我的 TODO。

图 3. 发布到网络让您可以从任何平台、任何地方查看您的任务。

多年来，我的计划方法确实发生了变化。我从通过为任务分配特定时间来微观管理我的日程安排，到在我的每日页面上保留一个未排序的列表。我尝试了既保留一个大的任务列表，又使用项目将相关任务分组在一起。有时我也会想到一些奇怪的事情，例如让我的计算机在每次我完成一个任务时自动显示一个幸运饼干。

这就是 Planner.el 真正闪光的地方。因为它建立在 Emacs 之上，所以我可以通过一种简单易学的编程语言来更改任何我想要的东西。我已经对其进行了调整，使其不仅适合我的计划风格，而且还适合我的小怪癖。尽管我的计划风格在过去三年中发生了很大变化，但能够替换 Planner.el 的各个部分并添加新功能使 Planner.el 能够与我一起成长。

有很多方法可以管理您的任务，因此花一些时间找到适合您的一种方法。以下是一些需要记住的事情

玩得开心！

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