新用户需要了解关于 OpenOffice.org 的哪些信息？

这个问题值得提出。任何大型软件都有其自身的做事方式，OpenOffice.org 也不例外。事实上，由于其历史和设计假设，即用户至少对设计文档与编写文档同样感兴趣，因此 OpenOffice.org 比大多数软件需要更多的指导。OOo 并不难学，但是如果您期望它的行为方式与另一个办公套件完全相同，尤其是 MS Office，那么您就是在自找麻烦。

为了熟悉 OpenOffice.org，新用户需要了解其界面缺点和在线帮助的局限性。他们还需要了解其界面设计的逻辑以及样式和模板在高效工作流程中的重要性。他们事先了解得越多，他们第一次接触 OpenOffice.org 时就越有可能顺利进行。

OpenOffice.org 的悠久历史使其遗留了三个主要的界面标准

这些标准中的任何一个单独来看都很好。诚然，MS Office 在界面“耻辱柱”上占据了太多位置，但是复制它至少为用户提供了一个熟悉的环境。然而，当混合在一起时，结果就是一个比实际需要更难使用的界面。

更糟糕的是，界面的许多部分不属于这三个主要级别中的任何一个。例如，在 2.0 版本中，Java 运行时环境是必需的警告在“文件”>“文档”的弹出窗口中给出，但在“工具”>“邮件合并向导”中作为窗口文本的一部分给出。同样，虽然样式在 Writer 中用于设计文档中的页面样式，但 Impress 和 Draw 使用母版幻灯片，其中的设计被设置为在文件的正常视图中不可见的抽象。

由于这些不同的界面标准，OpenOffice.org 中的术语通常不一致。例如，“大纲编号”既指自动编号和编号样式中可用的列表类型，也指“工具”>“大纲编号”，后者设置了完全不同类型的大纲编号。更重要的是，后者管理着其他几个工具使用的样式。

同样麻烦的是术语“条件”。在最广泛的意义上，条件只是一组设置生效的环境。然而，在实践中，该词应用于几种不同的情况。在某些情况下，条件是在字段或节隐藏时设置的逻辑表达式；本质上，它们是切换功能开关的方法。然而，条件文本字段是专门用于切换两种备选文本开关的字段。您可能会认为它的名称会类似于允许选择几种备选文本的字段。但是，不，那是一个输入列表，它根本不使用条件。然后，在段落样式中，“条件”用于描述样式的格式在不同上下文中如何变化。所有这些用法都是相关的，但它们又足够不同，以至于对所有用法使用相同的术语会造成不必要的困难。

其他令人困惑的术语包括

面对如此不一致的界面，用户可能会很自然地求助于 OOo 在线帮助。然而，虽然在线帮助一直在改进，但它自身也存在问题。关于帮助的常见抱怨包括

图 1. OpenOffice.org 的帮助正在改进，但仍有很长的路要走。将其作为您的首选，但不是您的最后手段。

这些问题并非经常发生，但它们确实发生得足够频繁，以至于令人担忧。

公平地说，在线帮助在每个版本中都在变得更好。事实上，2.0 版本的帮助看起来是迄今为止最好的。尽管如此，在线帮助仍然包含 90,000 字；它相当于一本小说的篇幅。而且，尽管项目文档团队付出了巨大的努力，但仍有许多工作要做。

幸运的是，与专有软件的缺点不同，OpenOffice.org 中的缺点是可以克服的。如果 OpenOffice.org 中的任何缺点真的困扰您，请加入该项目并在此处提交问题，然后投票解决该问题。如果您感到足够强烈，甚至可以发起更改活动。

OpenOffice.org 中的几个工具在其文件管理器中创建虚拟目录。换句话说，您在工具中看到的视图与硬盘驱动器上的任何实际文件夹系统都不对应。您可以在工具中虚拟目录中移动，但不能移动到虚拟目录之外。具有虚拟目录的工具包括“文件”>“模板”>“组织”和“工具”>“图库”。

图 2. 虚拟目录——与硬盘驱动器上任何内容都不对应的目录——被 OpenOffice.org 用来简化显示。但是，如果您想找到文件实际所在的位置，它们可能会令人困惑。

虚拟目录的主要原因是提供来自主安装和您自己的自定义用户帐户的可用模板的统一视图。OpenOffice.org 没有强迫您浏览一系列对您的目的无用的目录，而是创建了一个人工视图。

将虚拟目录视为类似于 Windows 资源管理器中“我的文档”位于文件夹层次结构顶部的放置位置。两者都是为方便起见而创建的人工视图。

在大多数情况下，您应该不需要查看构成虚拟目录的硬盘驱动器目录。但是，如果您需要查看，可以通过查看“工具”>“选项”>“OpenOffice.org”>“路径”来找到它们。

样式、图形、表格和其他对象在 OpenOffice.org 中始终具有名称。这些名称有助于您管理文档。它们还扩展了导航器的功能，当对象被赋予有意义的名称时，导航器会更好地工作。

名称在元素创建或添加到文档时分配。默认名称由元素和第一个可用编号组成，例如，Writer 文档中第一个未命名图形的 Graphic1。

在一个简单的、不会被修改的文档中，默认名称通常就足够了。但是在较长的、具有较长使用寿命的文档中，它们会拖慢您的速度。例如，Graphic1 使用的文件名是什么？您可以打开“图形”选项卡来查找，但您无法从导航器中得知。通过使用描述性名称，您可以省去深入查找源文件的麻烦。

最佳命名约定取决于您的工作习惯和元素，但一些有用的约定是

没有适用于所有人的正确命名约定，只有适合您的思维和工作习惯的约定。

无论您选择哪种约定，请在开始时决定并坚持下去。您可以通过选择对象并打开右键单击窗口来重命名对象，但是命名元素的最简单时间是在您创建或添加元素时。

与 Adobe 的专有产品一样，OpenOffice.org 一直大量使用浮动窗口。浮动窗口是位于主编辑窗口顶部的小窗口。它们可以移动到任何方便的位置或停靠在编辑窗口的一侧。

图 3. 浮动窗口、工具栏和可拆卸菜单是 OpenOffice.org 内部逻辑的基础。

OpenOffice.org 使用四个主要的浮动窗口

此外，应用程序可能还有其他浮动窗口，例如 Impress 中的任务窗格和幻灯片排序器窗格。

在 2.0 版本中，浮动窗口的概念已通过浮动工具栏得到增强。这些工具栏根据光标位置自动打开。它们取代了早期版本中的滑动菜单和长按打开的菜单。它们唯一的问题是它们在编辑窗口的中心打开，而这通常正是您正在工作的位置，并且必须将其移动到一侧。

OpenOffice.org 有两种设计文档的方式：手动覆盖和样式。手动覆盖是迄今为止最常见的文档设计方式。使用手动覆盖，每当您想要更改默认格式时，您都会选择文档的一部分——例如，页面或一组字符——然后使用工具栏或菜单之一应用格式。通常，它是“插入”或“格式”，尽管“工具”也起到一两个作用。每次您想要格式化某些内容时，您都会单独执行此操作。这种格式化方式之所以流行，仅仅是因为它不需要任何特殊知识。实际上，它涉及将文字处理器当作打字机来使用。

另一种方法是使用样式。样式是格式设置的列表。它们的优点是您在一个地方设置它们，然后标记文档中要使用它们的部分。如果您想更改所有标记区域的格式，则不必像使用手动覆盖时那样单独访问每个区域。相反，您更改样式设置。瞬间，所有标记有该样式的区域也会发生更改。

例如，想象一下您正在为班级准备一篇 10 页的文章。您已决定使用 10 磅大小的 Bitstream Vera Sans 字体。在课前一小时，您重新阅读了教授的指示，发现她只接受使用 12 磅大小的衬线字体书写的工作。如果您使用覆盖，您几乎没有时间更改每个段落的字体。相比之下，如果您使用样式，您可以将字体更改为 12 磅大小的 Bitstream Vera Serif，并在不到一分钟的时间内准备好重新打印您的文章。通过使用样式，您可以节省大量时间和精力。您还可以强迫自己变得有条理，这绝不是一件坏事。

样式是通过右键单击“样式和格式”（或“样式列表”）浮动窗口并从弹出菜单中选择“新建”来创建的。

样式的优点在任何办公套件中都引人注目。然而，在 OpenOffice.org 中，它们比平时更引人注目。OpenOffice.org 大大扩展了样式的概念。Writer 不仅具有普通文字处理器的段落和字符样式，而且还具有页面、列表和框架的样式。更重要的是，OpenOffice.org 使样式概念在其他应用程序中也很突出。例如，Draw 中的样式在图形项目中可以节省大量时间。

样式的这种激增使 OpenOffice.org 比竞争对手的办公套件更强大。然而，这也意味着如果您不使用样式，您将无法使用许多高级功能。它们根本无法与手动覆盖一起使用。

每次坐下来写作时都设计文档将是令人难以承受的。您也不希望参与项目的每个人都设计自己的模板。在任何一种情况下，都会浪费时间并重复工作。然而，这就是您每次使用“文件”>“新建”启动文档时所做的事情。

当然，有时您别无选择，只能启动新文档。但是，只需稍作计划，您就可以通过设计一些模板来满足您的大部分需求，从而节省大量时间和精力。

模板是 OpenOffice.org 文档的特殊类别，可用于构建其他文档。模板并非 OpenOffice.org 独有。然而，由于该程序对样式的强调，它们在 OOo 中比在大多数其他办公应用程序中发挥更大的作用。除 Math 外，所有 OpenOffice.org 应用程序都使用它们。内容也可以存储在其中，这对于 Impress 的向导尤为重要，该向导允许您在开始创建演示文稿之前选择演示文稿的结构。但是，模板的主要目的是存储结构以供重用。

OpenOffice.org 附带了一些模板，并且可以下载更多模板。更重要的是，您可以设计自己的模板。设计自己的模板首先要考虑您编写的文档类型。例如，如果您是学生，您可能会发现您编写三种主要类型的文档：课堂论文、家书和申请暑期工作的正式信函。因此，您需要为每种类型的文档创建一个模板。可能，您也想为其他文档设计一个通用模板。您可以将通用模板设置为默认模板，并根据需要选择其他模板。创建这四个模板后，使用“文件”>“模板”>“保存”保存它们。

完成这项初始工作后，您的大部分文档在您必须编写它们之前就已经设计好了。您工作流程的唯一改变是，您不再通过选择“文件”>“新建”和文档类型来启动文档，而是选择“文件”>“新建”>“文档和模板”。

新用户第一次接触 OpenOffice.org 时，其他印象可能会在压倒性的差异感中消失。如果您习惯了另一种工作方式，您也可能会草率地得出结论，认为 OpenOffice.org 的做事方式不如您习惯的方式。

如果您有兴趣学习 OpenOffice.org，请了解这些怪癖。然后在您决定您对它们的看法之前，先使用它们工作几周。只有这样，您才有机会超越您的最初印象。

可能是 OpenOffice.org 的方式不适合您。如果是这样，您并不缺少替代材料。如果您喜欢从命令行工作，LaTeX 可能是更适合您的工具。如果您一直手动格式化并且不想改变，那么不太注重样式的办公应用程序，例如 Abiword 或 KOffice，可能是更好的选择。但是，如果您知道期望什么，您可以与 OpenOffice.org 的怪癖一起工作，而不是被它们困惑——并做出明智的决定，而不是基于熟悉的舒适感做出的决定。

感谢 Alexandro Colorado 建议需要涵盖这个主题。