Beachhead - 小型会议
“你在忙什么？”，我问来自弗洛里亚诺波利斯的一位名叫丹尼斯的朋友。“我正在为我们正在筹备的会议设计T恤，但我没有任何好的设计想法”，他说。“会议的目的是什么？”，我问。“目标市场是谁？” “你是什么意思？”，他疑惑地问道，可能认为这会变成一场关于营销的讲座。 他猜对了。
许多 Linux 用户组 (LUG) 尝试举办小型的本地活动，向人们介绍自由和开源软件 (FOSS)。有些取得了成功，有些则失败了。有些甚至“太成功了”，随着时间的推移，让组织会议的志愿者工作人员精疲力尽。但是，成功的会议总是倾向于遵循类似的模式——周密的计划。
“明确你的目的以及你将要接触的人群非常重要”，我说，并继续说道
例如，你希望会议是技术导向的，以满足程序员或系统管理员的需求，还是你希望它更偏向商业导向，以说服商业人士他们应该使用自由软件？你的目标是向人们展示他们如何使用自由软件创造就业机会或赚钱吗？你可以在一个活动中完成所有这些目标，但这将是一个更大的活动，并且比专注于一个受众群体更难做到。
丹尼斯思考了一会儿，说道：“我希望它是技术性的，但也邀请一些商业人士。” “你希望什么时候举办这次会议？”，我问。“两个月后”，他说。
一个团体在计划活动时犯的最大错误之一是试图过早地举办活动。我经常收到邀请，在三个月后的活动上发言。我告诉他们我很乐意参加，但那个日期已经被预定了六个月了。即使是举办小型会议也足够大的场地，通常也需要提前六到九个月预订。为了有最大的余地，你可能应该提前一年开始计划。在那一年里不会是持续不断的计划，但较大的项目（场地、主题演讲嘉宾等等）应该在计划过程的早期占据优先地位。
“你的活动主题是什么？”，我问。“自由软件”，他回答道。
过去，“自由软件”意味着“Linux”或“BSD”或一些 GNU 工具，但今天，“自由软件”意味着音频/视频工具、客户关系管理软件、IP 语音、内容管理系统、电视采集和回放、开发工具、多种类型的数据库程序、集群软件等等。在一个小型会议中试图涵盖如此广泛的兴趣是很困难的。
“为什么不只关注‘音频/视频’呢？”，我建议道。“你甚至可以邀请吉尔伯托·吉尔 [巴西最著名的摇滚明星，以及卢拉总统领导下的文化部长] 来演讲。” 这个建议在其他计划委员会成员中很受欢迎，他们现在开始聚集在 T 恤桌旁。
丹尼斯采取了措施来避免许多团体犯的第二个大错误——计划委员会规模过小。“人多力量大”，在很多方面，这使得活动计划更加有趣。通过争取到一群热情的朋友，丹尼斯为他们需要的每个主要职能部门设立了委员会。快速的状态回顾发现，任何合适的场地最早也要在九个月后才能使用。“两个月奇迹会议”将不得不推迟到晚些时候，这让奇科、道格拉斯和费利佩的项目委员会松了一口气。
“我们在寻找演讲者方面遇到了麻烦”，他们抱怨道。“即使有了新的日期，我们也不知道该邀请谁。” 我建议，有了新的日期和新的“音频/视频”主题，他们可以联系一些项目的开发者，看看他们是否愿意来。但是，如果他们的目标受众是用户而不是开发者，他们最好是找当地人学习这些项目，然后做一个关于它们如何工作以及如何使用的演示，而不是关于如何开发它们的演示。其他好的主题，特别是对于那些刚接触自由软件的人来说，是关于自由软件如何工作、不同的软件许可模式以及如何提交一份好的错误报告的一般主题。使用当地人进行大量演示可以降低酒店房间、机票和翻译（如果演讲者不会说你的语言）的成本，而且还可以让当地人有机会发展演讲技巧——这在你下次举办会议时很有用。
“但是，如果没有大牌演讲者，我们如何吸引赞助商？我们不想为我们的活动收取任何费用”，财务主管罗多夫说道。
“虽然我很欣赏你们希望每个人都‘免费’参加活动，但有时你需要收取一点费用来支付成本”，我说，并补充道
为什么不要求捐款 5 雷亚尔（五雷亚尔）呢？如果人们玩得开心并学到很多东西，你可能会惊讶于你会收到多少钱。赞助也可以以互联网连接、设备租赁、广告和其他交易的形式出现，这些比钱更容易获得。此外，本地活动可以吸引本地供应商的捐款和供应商销售。例如，如果一家当地书店提前得到足够警告以及人们可能想购买的书籍清单，他们可以储备自由软件书籍。请记住，虽然许多人在想到赞助时会想到大公司，但小公司也可以捐助较小的金额，这些金额可以大大有助于支付一次出色会议的费用。
“我参加过一个免费的会议，但他们出售 T 恤和会议记录 CD-ROM，‘捐款’ 10 雷亚尔”，安德烈说，“制作这两样东西的成本不可能超过 5 雷亚尔，所以每个人都为会议贡献了 5 雷亚尔。”
“而且，将捐赠的产品作为奖品进行抽奖也是一种赚钱的方式。我记得有一个会议，通过抽奖供应商捐赠的奖品赚了 3000 澳元”，我说，并继续说道
然而，最主要的是尽量降低成本。由于大多数会议都是教育性的，很多时候你可以让当地的学院或大学捐赠场地，只需支付管理和安保人员的费用即可。如今，许多此类机构都很乐意帮助你计划自由软件活动。他们认为这有利于他们的学生和教职员工，如果做得好，也有利于他们在潜在学生中的形象。
“食物呢？”，亨利问道。“你需要食物给人们吃。” “野餐篮或自带午餐就可以了”，我说，并补充道
一个装满苏打水和瓶装水的冰桶以合理的价格出售，你就会有很多快乐的人。确保周围有垃圾桶来装包装物，并回收罐子和瓶子。我参加过的最好的会议之一是以 1 欧元的价格出售一个简单的法式面包，上面涂了一点酱，再以 1 欧元的价格出售一瓶饮料。这足够午餐了，而且吃得很快。当然，你还需要咖啡。
“酒店房间”，安德烈说，“我们需要它们。我们如何处理酒店房间？” 我回答道
对于为期一天的活动，如果参会者是本地人，则不需要太多酒店房间。大多数人可以通过简单地列出活动地点附近的合理价格的酒店来自己预订。对于客座演讲者，你可能需要为他们预订酒店房间，以帮助控制成本，但自由软件领域的许多客座演讲者都很乐意住在接待者的家中，或大学宿舍房间，或其他类似的干净安静且提供高速互联网的地方。
安德烈笑了，因为我刚刚描述了他的家，我在一次 Software Livre 会议期间住在那里。
“那么商业人士呢？”，丹尼斯问道。我同意商业人士需要稍微不同的方法，但我们应该明天再谈论这个问题，因为时间不早了，T 恤设计还没有完成。“在冲浪板上骑着企鹅 Tux 怎么样？”，我问道，“或者也许是在沙滩椅上，鳍肢里拿着 chimarrao ？” 其他会议委员会成员围了过来，我们一起绘制了草图。
题外话：我一年中最喜欢的时光之一是“OpenBeach”。这是一个小型聚会，通常为一群自由软件人士创建，目的是讨论正在发生的事情，同时也为了享受彼此的陪伴，并与他们可能每天只通过电子邮件和聊天打交道的人的家人（配偶、子女等）见面。这是一个海边活动，无线网络随处可见。今年，它之前是 12 月 6 日、7 日和 8 日在圣卡塔琳娜联邦大学举办的活动，之后自然而然地过渡到 OpenBeach。会议和随后的轻松周末的结合将会很有趣——并且在组织活动时，乐趣是最重要的事情之一。
Jon “maddog” Hall 是 Linux International (www.li.org) 的执行董事，Linux International 是一个由希望支持和推广 Linux 操作系统的最终用户组成的非营利组织。霍尔先生的商业计算职业生涯始于 1969 年，他曾担任程序员、系统设计师、系统管理员、产品经理、技术营销经理和教育工作者。他曾在 Western Electric Corporation、Aetna Life and Casualty、Bell Laboratories、Digital Equipment Corporation、VA Linux Systems 和 SGI 等公司工作过。他现在是自由和开源软件 (FOSS) 商业和技术问题方面的独立顾问。
