在巴西弗洛里亚诺波利斯圣卡塔琳娜联邦大学举办的会议的筹备工作进展顺利。 已经为技术主题选择了几个分会场，并且计划委员会已经发出了论文征集，并从演讲者中选择了几个“特邀演讲”，主题是他们知道会引起大家兴趣的话题——至少对所有技术人员来说是这样。

但是今天，组织者想为商界人士——可能不从技术角度理解自由软件，并且会对关于 emacs 文本编辑器的精彩之处的会议感到厌烦的管理者——计划一些会议主题。

“那些西装革履的人怎么样？”，JR 问道，“我们应该为他们做些什么类型的事情？”

我告诉 JR，即使只让商界人士参加一天也很难，而且你必须为他们制定一个特别的计划。 此外，他们的兴趣不在于技术主题，而在于赚钱和省钱。 通常，他们的兴趣也与更好的产品或客户服务有关，这些产品或客户服务可以来自自由软件的谨慎应用。

我们决定为商界人士设立一个简短的四小时会议，首先是由几家计算机供应商赞助的早餐会。 赞助将支付房间、食物和一些演讲者的差旅费用。

“首先，我们将简要讨论什么是自由软件，并明确指出软件的真正价值在于可以自由更改它以满足您的需求”，我说。“有些管理者认为低成本是唯一的价值。”

我们还决定邀请一家当地的计算机杂志派一位撰稿人来讨论诸如“在企业中哪里可以使用自由软件”以及“如何使用自由软件进行迁移和互操作”之类的主题。 我们知道这位撰稿人会对自由软件持公正态度，并会告诉客户自由软件如何适应他们的环境的真相。

“接下来，我们需要案例研究”，我说。 说服商界人士相信某件事会奏效的最佳方法是向他们展示另一个类似的商人通过自由软件赚钱。 这使得与会者看到成功，并且在他们自己的企业取得成功之后，他们可以成为您未来活动的最佳案例研究。

“我们如何找到这些案例研究？”，卡洛斯问道。 我回答说：“您可以访问您的赞助公司或当地杂志的网站，看看他们是否有关于与您想邀请参加您活动的公司类似的公司的文章。 通常，赞助公司很乐意与他们的客户合作，让他们来参加您的活动，也许他们甚至会赞助客户的差旅费用，让他们在您的活动中发言。”

商界人士希望澄清的其他事项包括许可、在哪里获得支持、在哪里获得培训以及与使用自由软件相关的其他业务问题。

会议结束后，商界人士可以在供应商展区与供应商交谈，因此早餐室必须靠近主要活动场地。

许多会议不喜欢设立供应商展区，但我喜欢设立一个小型供应商展区，只是为了让与会者看到供应商“最新和最棒”的产品。 但是，建议告诉供应商，您希望他们展示桌面展示，即不占用太多空间或资源的小型展示，并且他们应该反映会议的主题。 如果会议的主题是多媒体，您可能会邀请制作声卡、固态音乐播放器、midi 乐器等的供应商参加您的活动——特别是如果这些设备与自由软件一起使用。 如果您的主题是快速开发，您可能会邀请编译器套件、测试工具等的供应商。

您还应该建议供应商派遣一些可以回答技术问题的技术人员以及营销人员。

不要忘记邀请 .org 组织。 这些通常是最受欢迎的展区——许多 .org 人员正在做一些真正创新和有趣的事情。 还要记住，.org 组织通常比小型初创公司拥有的资金更少，因此通常您必须将展位捐赠给他们或以真正的折扣价卖给他们。 并且，您为供应商节省的任何费用，例如电力和互联网支持，这在大型场地中通常非常昂贵，.org 人员都会加倍感谢。

“广告宣传呢？”，丹尼斯问道。

虽然广告宣传是关键，但时机也很重要。 如今，网络被用来允许对计划、住宿、旅行提示和其他事项进行最后一分钟的更改，但是，除非您的网站在首次浏览时就激发了与会者前来的兴趣，否则您可能永远不会让他们再次回来浏览。 因此，您需要确保潜在的与会者第一次访问您的网站时有足够的信息让他们注册，然后根据需要更新一些小项目和更改。

网站首次展示时必须包含的内容是地点、时间、活动主题、主要演讲者（以及希望包括主要演讲者的主题、摘要和简介）以及参加费用（如果有）。 在您的网站上线时，您安排的演讲者越多，该网站对您的活动就越有利。 一个有很多空白区域的网站不会激励人们来参加活动。

虽然您不应该过早宣传您的网站，但您也不应该宣传得太晚，因为人们会制定计划，并且可能仅仅由于安排冲突而无法参加您的活动。 如果提前发出警告，他们也许可以重新安排冲突的活动，或者有足够的时间说服他们的雇主送他们去参加会议。

一旦网站准备就绪，就寻找低成本或免费广告的场所。 大多数 Linux 和 PC 杂志以及在线门户网站都有活动日历。 大多数都会很乐意将您的活动包含在这些日历中。 当地和公共广播节目也有社区日历，他们在其中免费宣布当地活动。 大学公告栏、图书馆日历和当地报纸也是刊登小广告的好地方。

入场费始终是一个棘手的话题。 许多自由软件人士希望一切都是免费的，但没有意识到场地、管理人员、保安人员、保险需求、电力和互联网使用都需要花钱。 有些活动向与会者收取很少的费用，而他们所有的钱都来自赞助商和供应商销售。 通常，这些低成本活动不向与会者提供食物，而是提供某种膳食计划，只需支付少量费用，或者建议人们在活动场地外的餐厅自选用餐。

我见过一些免费活动，例如德国的 LinuxTAG，他们会把一个小礼品袋放在一起，里面装有捐赠的 CD-ROM 合集、T 恤以及供应商的其他捐赠品，然后卖给与会者以筹集资金。 而且，有些人要么传帽子募捐，要么抽奖，例如一件由所有演讲者签名的 T 恤。 有一次，这样一件 T 恤为组织者带来了数千美元，以帮助支付费用。

最后，享受您的活动。 组织为期一到两天的会议不应该是一个人际关系破裂的命题。 通过提前计划，您应该能够抽出时间来计划活动，而不会让任何人感到疲惫不堪。