电子表格是劳动密集型文档。通常，它们的内容需要小心地逐个工作表输入，输入速度远低于文本文档。然而，与大多数电子表格一样，OpenOffice.org 也有一些工具可以消除输入中的一些单调乏味之处。

最基本的功能是使用鼠标将一个单元格的内容拖放到另一个单元格。然而，Calc 还包括其他几种工具来自动化输入，特别是重复性材料的输入。它们包括填充工具、选择列表以及将信息输入到同一文档的多个工作表中的功能。

在单元格上使用填充工具

在 Draw（OpenOffice.org 的图形程序）中，填充工具会自动用颜色或渐变填充对象，从而节省您手动填充的工作。与此非常相似，Calc 的填充工具可以立即完成基本工作，而这些工作如果手动输入则需要更长的时间。

最简单来说，填充工具是一种复制现有内容的方法。首先选择要复制的单元格，然后向任意方向拖动鼠标以选择要填充和/或覆盖的单元格，然后选择“编辑” -> “填充”，以及您要复制的方向：向上、向下、向左或向右。不可用的选项会灰显，但您仍然可以选择与您预期相反的方向，这可能会导致您意外覆盖单元格，除非您小心。

填充工具更复杂的用法是使用在“工具” -> “选项” -> “OpenOffice.org Calc” -> “填充列表”中定义的填充序列。默认列表用于完整和缩写的星期几和年份，但您也可以创建自己的列表。要将填充序列添加到电子表格，请选择要填充的单元格，然后选择“编辑” -> “填充” -> “序列”，在您定义的任何序列中输入一个项目。然后，选定的单元格将按顺序添加列表中的其他项目，从到达列表末尾时从顶部开始。

您还可以使用“编辑” -> “填充” -> “序列”为数字创建一次性填充序列，方法是输入起始值和结束值以及增量。例如，如果您输入起始值和结束值为 1 到 7，增量为 2，那么您将得到序列 1、3、5、7。

在所有这些情况下，填充工具仅在单元格之间创建瞬时连接。一旦填充，单元格之间就没有进一步的连接。

使用选择列表

选择列表类似于自动排序列表。它们仅适用于文本，并且仅限于使用已在同一列中输入的文本。

要使用选择列表，请选择一个空白单元格并按 Ctrl + D（在早期版本的 Calc 中，您也可以从右键单击菜单中进行选择，但该项目已从最新版本中删除）。将出现一个下拉列表，其中包含同一列中任何单元格，这些单元格要么至少有一个文本字符，要么其格式定义为“文本”。

在工作表之间共享内容的方法

有时，您可能希望在多个工作表的同一单元格中输入相同的信息。例如，您可能想要为一组个人或组织设置标准列表。您可以一次在所有工作表中输入它，而不是一遍又一遍地输入列表，方法是选择所有工作表，然后在当前工作表中输入信息。但是，请注意，此技术将覆盖其他工作表单元格中已有的任何信息——并且没有任何警告。因此，当您完成时，请务必取消选择所有选项卡，以便可以编辑每个工作表而不会影响任何其他工作表。

或者，您可以使用“填充”工具将内容自动复制到另一个工作表。为此，请选择要复制的单元格，或者，如果要复制整个工作表，请按 Ctrl + A 或单击电子表格左上角的框。然后选择要复制到的工作表的选项卡，然后选择“编辑” -> “填充” -> “工作表”。默认设置为复制所有格式，但您可以从对话窗口中选择要包含的格式。您还可以选择是将第一个工作表中的值与要复制到的工作表中的值相加、相减、相乘还是相除。其他选项包括跳过复制中的空单元格、转置或切换目标工作表上列和行的位置（以创建一种简化的数据透视表），或者创建链接，以便原始工作表上的更改反映在目标工作表上。

结论

如果您选择，您可以完全手动在电子表格上输入信息——就像有些人顽固地拒绝使用样式并坚持使用手动覆盖格式一样。而且，在某些情况下，使用输入自动化工具可能对您没有任何特别的优势。

尽管如此，这些工具都不难学习，而且“填充”工具甚至包括创建可以重复使用的自定义列表的功能。花几分钟学习它们，下次您有重复信息要输入时，您可以节省时间和避免无聊。

Bruce Byfield 是一位计算机记者，他定期为 Datamation、Linux.com 和 Linux Journal 网站撰稿。