让我们面对现实，数据库在人类眼中几乎是不可读的。或者，至少在 OpenOffice.org Base 中是这样，无论您是直接查看数据库的表，还是通过查询或表单进行筛选。事实上，对于任何非会计师或计算机极客来说，阅读数据库都可能令人望而生畏。报表旨在将数据库记录转换为更友好的形式，包括为打印或插入到更大的文档中做准备。

按照其他数据库（如 MySQL 或 Oracle）的标准，Base 的报表功能有限。其报表的设计简单且不够吸引人。然而，这种限制在一定程度上得到了补偿，因为 Base 中的报表创建起来快速而简单，并且在 Writer 中显示和打印，这为您提供了改进其布局的工具。

创建报表

要创建报表，请打开一个数据库，从数据库窗格中选择“报表”，然后选择“使用向导创建报表”，并按照报表向导中概述的步骤操作。如有必要，您可以单击“帮助”按钮以获取有关步骤的更多信息，但请注意，帮助内容不是很详细。

就此而言，Base 或在线帮助中没有任何内容明确说明您在向导中正在做什么——即，创建用于显示现有数据的布局。您不能使用向导对报表中的数据运行统计信息，但只要稍有耐心，您就可以向报表添加一些基本统计信息。您或许还可以创建一个查询，以添加您想要的统计信息。

创建报表的第一步是选择报表从中借用数据的表或查询。此选择会影响报表的可用字段。通过将字段从“可用字段”窗格移动到“报表中的字段”窗格来选择要包含的字段。您可以使用左右箭头在窗格之间移动突出显示的字段，并使用上下箭头在“报表中的字段”窗格中重新定位字段。

单击“下一步”按钮将您移动到“标注字段”页面。此页面不是绝对必要的，但它让您有机会以更人性化的方式显示报表中的字段。例如，您可能希望将名为“CompanyName”的字段更改为简单的“公司”，或者在名为“LastName”的字段中的单词之间添加空格。同样，在关于季度收入的报表中，您可能会认为“第一季度”比“Q1”更易读。请注意，这些更改都不会更改数据库中字段的实际名称，只会更改字段在报表中的标签方式。

在向导的第三页中，您可以选择将字段分组和子分组到报表中。对于大多数报表，您可能至少需要一个组。例如，如果报表是关于您的企业从不同客户处获得的收入，您可能希望按公司列出每个来源的季度收入。相比之下，在更复杂的报表中，例如大型公司每个季度的销售额列表，您可能希望按部门和销售代表细分销售额。最高的组将是“分组”窗格顶部的字段，并且在大多数报表格式中，每个子组将缩进一个制表符。

然后，您可以选择排列报表中记录的列出顺序。您最多可以有四个排序顺序，但在许多标准情况下，您只需要一个，例如“公司名称”。如果您已经在第三页上对字段进行了分组，则此页面上的某些或所有字段将已被填写且不可更改，因为分组和排序几乎是相同的功能，这显而易见。

在向导的第五页中，您可以从预定义的报表模板中进行选择。您有单独的模板用于数据布局以及页眉和页脚。在您做出最终选择之前，您可以在向导后面的 Writer 窗口中使用虚拟文本预览您的选择。一些可用的布局带有相当俗气的剪贴画，因此我建议选择简单的设计。您选择的任何设计还将包含来自 OpenOffice.org 中用户信息的字段。

此外，请花时间选择报表的页面方向。如果您有五个或更少的字段，您可能可以使用纵向方向。如果字段多于五个（或者如果某些字段的内容有长字符串），则横向可能是更好的选择，这样记录就不会溢出到多行并使报表的读者感到困惑。

当您到达向导的第六页时，您已经创建了报表的基本外观。但是，请花时间考虑报表的名称以及您是否希望报表是静态的（当前信息的快照）还是动态的（每次打开报表使用时都会自行更新）。

您在向导中的最后一步是选择是要修改模板还是立即创建报表。任一步骤都会将您带到一个 Writer 窗口，您可以在其中继续格式化报表。唯一的区别是您是想通过编辑布局来修改报表所有后续用途的布局，还是只想通过选择创建报表来查看和修改当前实例。

编辑和使用报表

到目前为止，向导是编辑 Base 中报表的最简单方法。例如，虽然您可以轻松地在向导中更改每个字段显示的名称，但在 Writer 中，您必须双击字段并更改其值，注意不要出错并阻止模板正常运行。

但是，如果您确实想通过 Writer 进行更改，请在 Base 的数据库窗格中选择“报表”，然后右键单击报表并从上下文菜单中选择“编辑”以在 Writer 中打开模板。

您可以使用 Writer 的任何工具来编辑模板。例如，您可能更喜欢在页眉或页脚中显示您的公司名称而不是您的姓名，或者用公司徽标或更符合您自己喜好的艺术品替换俗气的剪贴画。

报表中的大多数信息都排列在表格中，因此您还可以使用浮动工具栏来更改表格的布局，更改边框或添加不同的彩色背景，以创建为您的公司品牌化的报表。您甚至可以向表格添加行，并利用 Writer 表格中提供的一些电子表格功能，例如 SUM，向报表添加其他数据。

当您准备好使用报表时，返回 Base，并在突出显示报表后，从上下文菜单中选择“打开”。当报表在 Writer 中打开时，您可以单独打印它，或将报表复制到另一个文档中，例如年度报告。

结论

Sun Microsystems 雇佣了 OpenOffice.org 的许多开发人员，它发布了 Sun Report Builder，这是一个扩展，它为您提供了另一个构建报表的工具，以及更多现代外观的报表模板选择。此扩展通常在 OpenOffice.org 扩展页面上排名前五最受欢迎的扩展，这一事实告诉您用户有多么渴望改进 Base 的内置工具。

Base 报表不是同类产品中设计最好的。它们可以完成工作，但它们具有明显的 1990 年代早期的外观。从它们开始，然后，如果您感到需要，可以升级到 Sun Report Builder。