我见过基本上是交互式教程的电子表格，还有更多充斥着 Edward Tufte 所说的“图表垃圾”的电子表格——这些修饰对于更有效地呈现信息毫无作用。然而，一般来说，电子表格被务实地对待。当然，很少有人像担心文本文档的布局那样担心它们的布局。不过，即使您也持有这种态度，学习 OpenOffice.org Calc 中单元格的基本格式化选项也是值得您花时间的。许多选项直接影响您与电子表格的交互方式，即使是纯粹视觉上的选项也能使您的列表和计算更容易一目了然地阅读。

如果您只想快速添加一些颜色，可以通过选择“格式”>“自动套用格式”，或“选择主题”图标（该图标似乎在默认设置中已消失，但可以通过“工具”>“自定义”>“工具栏”检索）来格式化整个工作表。

但是，尽管您可以保存自己的自动套用格式，但为了通用性，没有什么比使用单元格样式和创建自己的默认模板更好的了。样式在 Calc 中不像在 Writer 中那样是必需品，因为即使您不使用它们，仍然可以访问这些功能，但它们同样可以节省时间，特别是如果您持续使用相同的设计。

与 Writer 中一样，可以通过选择“格式”>“样式和格式”或按 F11 在 Calc 中使用样式。如果您坚持手动格式化，则可以使用“格式”>“单元格”来获得相同的选项。每种样式的选项都包括视觉和功能格式化，但不幸的是，样式窗口的组织并没有考虑到这些区别。

您应该为单元格样式选择哪些选项？在不详细介绍每个选项的情况下，以下是您在设计电子表格时应考虑的一些选项。

视觉格式化

单元格样式窗口主要关注视觉格式化。视觉选项在五个选项卡上可用：“字体”、“字体效果”、“对齐”、“边框”和“背景”，所有这些您都可以在 OpenOffice.org 的其他地方找到。

口味各异，但对我而言，这些选项卡中最重要的是“对齐”。作为个人电脑早期时代的遗留，Calc 像任何电子表格应用程序一样，默认情况下仅显示有限数量的字符。在我与计算机交互的后期才接触到电子表格，我更喜欢调整列宽并使用“对齐”选项卡来启用自动文本换行和连字符——或者，偶尔地，缩小文本以适应单元格。“对齐”选项卡还包括用于垂直或倾斜角度设置文本的选项，这对于窄列中的标题可能很有用，但就我而言，这些是次要的、不太重要的选项。

在“对齐”选项卡之后，“字体”选项卡应该是您的下一站。电子表格往往是在线文档，因此选择无衬线字体或粗衬线字体通常会使阅读更容易。您可能还希望对标题或小计和总计标签使用不同的字体大小。同样，记住通常在线效果最佳的方式，您应该选择粗体而不是斜体或倾斜字体。“字体效果”中的选择应保持在最低限度，尽管您可能想要更改默认的黑色字体颜色。大多数情况下，其他“字体效果”对电子表格的有效性几乎没有增加。

其余的选项卡不太重要。“背景”选项卡可能在您需要为公司用途品牌化电子表格时很有用，或者可能是另一种强调标题或总计的方式。对于视觉格式化，可能最没用的选项卡是“边框”，但如果您计划打印工作表并认为即使打印出来电子表格也应该看起来像电子表格，您可能需要关注它。对于背景和边框选项，如果您希望整个工作表都使用相同的设置，则可能更喜欢使用页面样式。如果这不是您想要的，则单元格设置将覆盖页面设置。

功能格式化

在功能选项卡中，最重要的是“数字”。此选项卡设置单元格输入的解释和显示方式。默认类别是“数字”，它将您输入到单元格中的任何数字解释为数字，并在单元格的右下角显示它们——这种行为困惑了不止一位电子表格新手。如果您不想要这种格式，那么“文本”是更好的选择。您可能还想创建用于显示“日期”、“时间”和“货币”的样式。“数字”选项卡还具有您可能需要的各种其他类别，包括“百分比”、“分数”、“科学计数”和“布尔值”，所有这些类别都带有自己的格式选项选择。

“数字”选项卡还包括用于设置计算中的小数位数和前导零的设置。小数位设置会覆盖“工具”>“选项”>“OpenOffice.org Calc”>“计算”中的常规设置，尽管您应该在同一常规设置选项卡中选择“显示精度”以避免任何潜在问题。

另一个功能选项卡是“单元格保护”。这个名称实际上有点误导，因为该选项卡不将单元格设置为只读，而是设置用于隐藏其内容的选项。在“单元格保护”中，您可以选择是隐藏使用该样式的单元格中的所有内容，还是仅隐藏包含公式的单元格。您还可以选择在打印电子表格时隐藏单元格。

设置和使用样式

Calc 带有五个预定义的单元格样式：“默认”、“标题”、“标题 1”、“结果”和“结果 2”。如果您的需求很简单，您可能不需要创建其他样式。相反，您可能更喜欢根据自己的喜好调整预定义的样式。

另一种选择是为您可能想要使用的每种不同的格式化选项或选项组合创建单独的样式——例如，“红色背景”、“货币”或“默认”、“边框”、“受保护”。如果您记住单元格样式是分层的，并且可以通过在“组织器”选项卡上的“链接到”字段中输入其父样式来使一个样式成为另一个样式的子样式，则可以节省时间。

在电子表格中，应用格式化只需选择单元格，然后在“样式和格式”窗口中单击要应用于它的单元格样式即可。但是，所有这些计划都需要时间，而且您不会想重复它，因此当您完成时，不要忘记使用“文件”>“模板”>“保存”，以便您可以轻松地在其他电子表格上使用相同的设计。与任何办公应用程序样式一样，您使用相似的文档越多，从长远来看，通过在开始时花时间进行组织，您将节省更多时间。

Bruce Byfield 是一位计算机记者，他定期为 Linux Journal 和 NewsForge 网站撰稿。