当被问及电子表格的用途时，大多数人首先想到的是计算。的确，像 Calc 这样的电子表格有数百种不同的函数用于执行计算。然而，电子表格中最常见的任务可能是操作列表。

当您只是制作列表时，Calc 和其他电子表格相比文字处理器几乎没有优势。实际上，除非您设置了电子表格模板，使单元格具有自动换行和断字功能，否则如果您的列表只有几个项目，您最好使用文字处理器。然而，随着列表项的数量增加到数百甚至更多，进入数据库领域的边缘，在电子表格中操作列表的不同方式开始赋予它们明显的优势。在 Calc 中，通过使用大纲组控件、过滤器和自定义排序，可以更轻松地进行搜索、打印选定项目，并在较小程度上保护隐私。

在线组控件

可以通过“格式”菜单的子菜单隐藏或显示工作表、行和列。当元素被隐藏时，它们既不可见也不打印，但如果您选择它们周围的元素，仍然可以选择它们进行复制。例如，如果列 B 被隐藏，当您选择列 A 和 C 时，它也会被复制。当您再次需要它们时，您可以反转该过程，并再次显示这些元素。

可以通过“格式”>“单元格”>“单元格保护”隐藏或显示单个单元格。但是，如果您不断地隐藏和显示相同的单元格，您可以通过创建大纲组来简化此过程，大纲组添加了一组控件，用于隐藏和显示组中的单元格，这些控件使用起来快速且始终可用。

如果单元格的内容符合规则的模式，例如四个单元格后跟一个总计，那么您可以使用“数据”>“大纲”>“自动创建大纲”让 Calc 根据该模式添加大纲控件。否则，您可以手动设置大纲组，方法是选择要分组的单元格，然后从 Calc 菜单中选择“数据”>“大纲”>“分组”。“分组”窗口允许您选择是按行还是按列对选定的单元格进行分组。

当您关闭窗口时，大纲组控件在行或列标题与编辑窗口边缘之间可见。这些控件在外观上类似于文件管理器的树形结构，可以通过选择“数据”>“大纲”>“隐藏详细信息”来隐藏。它们严格用于在线使用，不会打印。
基本大纲控件在组的开头有加号或减号，用于显示或隐藏隐藏的单元格。但是，如果一个或多个大纲组嵌套在另一个大纲组中，则控件具有编号按钮，用于隐藏不同级别的组。

如果您不再需要某个组，请将鼠标光标放在该组中的任何单元格中，然后选择“数据”>“大纲”>“取消组合”。要删除工作表上的所有组，请选择“数据”>“大纲”>“删除”。

过滤可见单元格

过滤器是每个条目必须满足才能显示的条件列表。您可以从“数据”>“过滤器”子菜单中设置三种类型的过滤器

• 自动过滤器在列的顶行添加一个下拉列表，其中包含常用过滤器。它们快速且方便，并且由于条件包括选定单元格中的每个唯一条目，因此对于文本和数字几乎同样有用。除了每个唯一条目外，自动过滤器还包括显示所有条目、十个最高数值以及所有空单元格或非空单元格的选项，以及标准过滤器。它们的缺点是它们在某种程度上受到限制。特别是，它们不允许使用正则表达式，因此您无法使用自动过滤器显示相似但不相同的内容。
• 标准过滤器比自动过滤器更复杂。您可以设置最多三个条件作为过滤器，并将它们与布尔运算符 AND 和 OR 组合起来。标准过滤器主要用于数字，尽管一些条件运算符（例如 = 和 < >）对于文本也很有用。标准过滤器的其他条件运算符包括显示最大值或最小值，或它们百分比的选项。标准过滤器本身很有用，当用于进一步细化自动过滤器时，它们会增加价值。它们主要用于数字。
• 高级过滤器的结构与标准过滤器类似。不同之处在于，高级过滤器不限于三个条件，并且它们的条件不是在对话窗口中输入的。相反，高级过滤器在工作表的空白区域中输入，然后由高级过滤器工具引用以应用它们。如果您不打算经常使用过滤器，您可以选择在使用后删除条件。但是，如果您经常使用过滤器，请标记高级过滤器的区域，以便您可以更轻松地找到它。

排序记录

排序排列工作表上可见的单元格。在 Calc 中，您可以按最多三个条件进行排序，每个条件依次应用。当您搜索特定的列表项时，排序非常方便，并且在过滤数据后变得更加强大。

此外，当您添加新信息时，排序通常很有用。当列表很长时，通常更容易在工作表的底部添加新信息，而不是在正确的位置添加行。添加信息后，您可以对其进行排序以更新工作表。

您可以通过突出显示要应用排序的单元格，然后选择“数据”>“排序”来应用排序。选定的单元格可以按最多三列或行的信息顺序排序，可以按升序（A-Z，1-9）或降序（Z-A，9-1）排序。

在“排序”窗口的“选项”选项卡上，您可以选择以下选项

• 区分大小写：如果两个条目在其他方面相同，则大写字母开头的条目放在同一位置的小写字母开头的条目之前。
• 范围包含标签：不包括排序中的列标题。
  包含格式：单元格的格式与其内容一起移动。如果格式用于区分不同类型的单元格，则使用此选项。
• 将排序结果复制到：设置要将排序结果复制到的电子表格地址。如果指定的范围没有必要的单元格数量，则会添加单元格。如果范围包含已包含内容的单元格，则排序失败。
• 自定义排序顺序：选中该框，然后从下拉列表中选择“工具”>“选项”>“电子表格”>“排序列表”中定义的排序顺序之一。正如您从已定义的排序顺序中看到的那样，排序顺序是标准类型的列表，例如一周中的几天或一年中的月份。它们也可以用于自动填充单元格。
• 方向：设置是按行还是按列排序。默认情况下，除非选定的单元格位于单列中，否则按列排序

结论

免费电子表格的制造商通常忽略操作列表，而专注于函数的开发。考虑到实现函数的复杂性和挑战性，这种关注是可以理解的。然而，这也意味着像 Gnumeric 这样的项目继续缺乏许多用户严重依赖的一些简单功能。大多数用户可能使用的函数少于几十个——但几乎所有人都有可能在电子表格中编写列表。毕竟，任务分配、项目计划、库存和成绩在家庭和工作场所都是既定的。毫无疑问，其他免费电子表格总有一天会解决列表操作问题，但就目前而言，Calc 仍然是唯一提供此基本功能的主要电子表格。

Bruce Byfield 是一位计算机记者，定期为 Linux Journal 和 Newsforge 网站撰稿。