一旦您熟悉了输入函数和公式，下一步就是学习如何自动化这些过程。Calc 包含了六种以上的工具来帮助您操作函数和公式，范围从复制和重用数据的功能到自动创建小计，再到用于更改信息以帮助您找到所需答案的功能。这些工具根据不明逻辑分布在“工具”和“数据”菜单中。

如果您是电子表格的新手，这些工具起初可能会让人感到不知所措。但是，如果您记住它们都依赖于来自单元格或包含您正在处理的数据的单元格范围的输入，它们就会变得更简单。您可以始终手动输入单元格或范围，但在许多情况下，您也可以使用字段旁边的“缩小/最大化”图标来临时更改工具窗口的大小，同时使用鼠标选择单元格。有时，您可能需要试验哪些数据进入一个字段，但是，一旦您弄清楚了，剩下的就是设置一系列选项，在任何给定情况下，其中许多选项都可以忽略。只需记住每个工具的基本用途，您应该对 Calc 的函数工具不会有太多麻烦。

复制和重用数据

“数据”->“合并计算”提供了一个图形界面，用于将数据从一个单元格范围复制到另一个单元格范围，然后在数据上运行十几个函数之一。大多数可用函数都是统计函数（例如 AVERAGE、MIN、MAX、STDEV0），并且当您一遍又一遍地处理相同数据时，该工具最有用。

如果您持续处理相同的范围，那么您可能想要使用“数据”->“创建范围”来命名它。否则，将源范围和目标范围设置为未定义，然后手动输入范围或使用鼠标选择它。设置两者后，选择要在目标中应用的函数，然后单击“添加”按钮。为了帮助您跟踪源，Calc 会在“合并计算”窗口的“合并计算范围”窗格中列出它们。

创建小计

SUBTOTAL 实际上是当您使用函数向导（“插入”->“函数”）时在“数学”类别下列出的函数。由于它的实用性，该函数具有一个可从“数据”->“小计”访问的图形界面。

顾名思义，SUBTOTAL 的存在是为了创建总计。具体来说，它统计数据库数组中排列的数据——即一组带有列和/或行标签的单元格。使用“小计”窗口，您可以选择数据库数组，然后选择要应用于它们的统计函数。为了提高效率，您可以选择最多三组数据库数组来应用函数。当您单击窗口中的“确定”按钮时，Calc 会将小计和总计添加到选定的数组中，并为它们使用“结果”和“结果2”单元格样式。

如果您使用多个组，那么您还可以根据窗口选项卡上所做的选择来安排小计，包括升序和降序，或使用在“工具”->“Calc 选项”中定义的预定义自定义排序之一。

定义单元格内容和添加帮助

“数据”->“有效性”定义了可以在单元格中输入的内容类型。根据“有效性”的设置方式，该工具还可以定义可以输入的内容范围，并提供帮助消息，解释您为单元格设置的内容规则以及用户在输入无效内容时应执行的操作。您还可以将单元格设置为拒绝无效内容、接受带有警告的内容，或者——如果您组织得特别好——在输入错误时启动宏。

“有效性”通常在您为其他人设计电子表格时使用。但是，您也可以在自己的工作中使用“有效性”作为输入复杂或很少使用的数据的指南。

但是“有效性”对于单元格函数最有用。如果单元格设置为接受带有警告的无效内容，而不是拒绝它，您可以使用“工具”>“侦探”>“标记无效数据”来查找具有无效数据的单元格。

请注意，有效性规则被视为单元格格式的一部分。如果您从“删除内容”窗口中选择“格式”或“全部删除”，则会将其删除。如果您想将有效性规则与单元格的其余部分一起复制，请使用“编辑”>“选择性粘贴”>“粘贴格式”或“全部粘贴”。

更改单元格内容

“工具”>“方案”允许您在同一单元格中输入可变内容——方案。每个方案都有名称，可以单独编辑和格式化，并从下拉列表中选择。当您打印电子表格时，仅打印当前活动方案的内容。

通过添加方案，您可以快速更改公式的参数并查看新结果。例如，如果您想计算投资的不同利率，您可以为每个利率添加一个方案，并快速查看结果。如果您有另一个公式计算您的年收入，并将利率公式的结果作为参数包括在内，它也会被更新。如果您的所有收入来源都使用方案，您可以有效地构建一个复杂的可能收入模型。

将方案添加到电子表格后，您可以通过在 Calc 的导航器上选择“方案”按钮，然后从列表中选择一个方案来跳转到特定方案。您还可以对方案进行颜色编码，以使它们更容易相互区分。

提供公式的替代版本

与方案类似，“数据”->“多重运算”是提供公式替代版本的一种方法。与方案不同，“多重运算”工具不会在同一单元格中或使用下拉列表显示替代版本。相反，“多重运算”工具创建了一个公式数组：一组单独的单元格，给出所用公式的所有替代结果。尽管该工具未在函数列表中列出，但它实际上是一个作用于其他函数的函数，允许您计算不同的结果，而无需单独输入和运行它们。

要使用“多重运算”工具，您需要两个单元格数组。第一个数组包含原始值或默认值以及应用于它们的公式。公式必须在一个范围内。

第二个数组是公式数组。它是通过为一个或两个原始值输入变量——替代值——来创建的。创建变量值后，您可以使用“多重运算”工具来指定您正在使用的公式，以及被变量更改的原始值。结果是使用每个变量的公式的结果。

“多重运算”工具可以使用任意数量的公式，但只能使用一个或两个变量。使用一个变量，您可以为变量添加不同的值作为列标签或行标签。然后，您在列标签的右侧或行标签的下方（无论您使用哪个）添加一列或一行，用于使用变量值的每个公式的结果。使用两个变量，一个变量的值用作列标签，另一个变量的值用作行标签。

设置多重运算起初可能会让人感到困惑。首先，当使用两个变量时，您需要仔细选择它们，以便它们形成一个有意义的表格。并非每对变量都适合添加到同一个公式数组中。然而，即使在使用单个变量时，新手或疲惫的用户也很容易犯错或忘记原始数组中的单元格与公式数组中的单元格之间的关系。在这些情况下，“工具”>“侦探”可以帮助澄清这些关系。

如果您应用一些简单的设计逻辑，也可以使公式数组更易于使用：将原始数组和公式数组放置在同一张工作表上，并在两者中使用行和列的标签。这些组织设计方面的小练习将使使用公式数组变得不那么痛苦，尤其是在您纠正错误或调整结果时。

反向工作

“工具”->“单变量求解”颠倒了公式的常用顺序。通常，您运行一个公式以在输入某些参数时获得结果。相比之下，使用“单变量求解”，您使用已完成的公式来查看您需要在参数中输入哪些值才能获得您想要的结果。

举一个简单的例子，假设一家公司的首席财务官正在制定来年每个季度的销售预测。她知道公司要满足股东的要求，全年的总收入必须是多少。她还对公司前三个季度的收入有一个很好的了解，因为合同已经签订。然而，对于第四季度，没有确定的收入。那么公司在第四季度必须赚多少钱才能达到目标？为了回答这个问题，首席财务官输入了其他三个季度的预计收入以及全年的预测。然后，她对第四季度销售额的单元格运行单变量求解，并获得她的答案。

单变量求解的其他用途可能更复杂，但方法保持不变。要运行“单变量求解”，参数的至少一个值必须是引用的单元格或范围。在单个“单变量求解”中只能更改一个参数。获得“单变量求解”的结果后，您可以将引用单元格中的原始值替换为结果，或在其他地方记录结果以供以后使用，可能作为方案。

优化内容

“工具”->“规划求解”尚未在 OpenOffice.org 在线帮助中列出，但它相当于“单变量求解”的更详细形式。区别在于“规划求解”专门设计用于根据您定义的一组规则最小化或最大化结果。这些规则中的每一条都设置公式中的参数应大于、小于或等于您输入的数字。如果您希望参数保持不变，您只需输入一个规则，即包含该参数的单元格应等于其当前条目。对于您想要更改的参数，您需要添加两条规则来定义可能的取值范围。设置完规则后，您可以通过单击“求解”按钮来调整参数和结果。

结论

您不需要学习它们，特别是如果您的电子表格使用很简单，但是随着您对数据的操作变得更加复杂，它们可以节省您几分钟的计算时间，尤其是在您开始处理假设情况时。同样重要的是，它们可以让您保存您的工作并与其他人——或您自己在稍后的会话中——分享。

这里没有提到的一种函数工具是数据透视表（也称为数据透视表）。但是它们是一个足够有趣和复杂的主题，需要单独撰写一篇文章。

Bruce Byfield 是一位计算机记者，他定期为 Linux Journal 和 Linux.com 网站撰稿。