公式是在单元格中输入的电子表格函数，包含其所有参数。它们是 20 世纪 80 年代率先推动个人电脑普及的两到三个主要应用之一，也是高级电子表格使用的主要工具。

在本系列文章的第 1 部分中，我概述了函数及其作用。现在，在第 2 部分中，我将继续解释如何输入公式（或方程式，如果您愿意），以及之后如何检查和审查它们。

输入公式

您可以通过多种方式输入函数公式。

输入函数公式最快的方法是开始键入，无论是在单元格本身还是在输入行中。如果您在单元格中键入，一旦您键入运算符，例如等号或小于号（<），公式工具就会在“函数”工具栏上激活。这两种方法的麻烦在于，因为您输入的是函数名称的缩写，所以很容易出现拼写错误。此外，除非您输入的是您一直使用的公式，否则您可能不记得它的结构。因此，手动输入公式对于基本公式或您一直使用的公式来说是最有效的。

更可靠的方法是函数列表。函数列表可从“插入”菜单中获得，它是一个浮动窗口，会自动停靠在 Calc 编辑窗口的右侧。函数列表包含每个函数的简要描述及其参数，选择一个函数会将其添加到当前单元格，并带有每个函数参数的占位符。函数列表几乎与手动输入一样快，并且具有不需要您记住要使用的公式的优点。理论上，它也应该不易出错。但在实践中，一些用户在用值替换占位符时可能会感到笨拙。另一个方便的功能是能够显示最后使用的公式。

但是，最常用的输入方法是函数自动向导。函数自动向导可以从“插入”菜单、“函数”工具栏上的按钮或按 Ctrl+F2 打开。打开后，函数自动向导提供与函数列表相同的帮助功能，但增加了字段，您可以在其中查看已完成函数的结果，以及它所属的任何较大公式的结果。

您还可以选择“结构”选项卡以查看公式各部分的树状视图。与函数列表相比，主要优点是每个参数都在自己的字段中输入，使其更易于管理。这种可靠性的代价是输入速度较慢，但这通常是一个很小的代价，因为在电子表格中，精度通常比速度更重要。

函数自动向导的另一个优点是，您可以在添加每个参数时缩小窗口。每个参数的输入字段末尾都有一个“缩小”按钮。“缩小”按钮会暂时删除窗口的所有部分，只留下当前输入字段，以便您可以查看下方的电子表格。完成输入参数值后，您可以再次按下该按钮以返回到整个函数自动向导窗口。

最后，与 OpenOffice.org 中的许多其他功能一样，您可以为您喜欢的任何函数公式创建宏，并将其分配给工具栏、菜单或快捷键组合。

无论您如何输入函数公式，在使用之前，请花一点时间检查其结构。如果看起来正确，请按 Enter 键或从“函数”工具栏中选择“接受”按钮以将其添加到单元格并获取其结果（“接受”按钮是输入行旁边的绿色复选标记）。

如果您在单元格中看到的是公式而不是结果，则表示在“工具”>“选项” -> “OpenOffice.org Calc” -> “视图” -> “显示”中选择了“公式”进行显示。取消选中旁边的复选框，结果将显示。但是，您仍然可以在公式栏字段中看到公式。

审查公式的内容和结果

即使 Calc 中提供了所有工具来帮助您输入公式，但犯错仍然很容易。许多打字员发现输入数字很困难，许多用户可能会在函数参数所需的输入类型上犯错。有时，您可能还想查找公式中使用的单元格以更改其值或检查答案。由于这些原因，Calc 提供了三种工具来调查公式及其引用的单元格。

最基本的工具是错误消息。错误消息显示在公式的单元格中，或者更方便地显示在函数自动向导中，而不是结果中。公式的错误消息通常是 501 到 527 的三位数，有时是一些无用的文本，例如 NAME?、REF 或 VALUE。错误代码出现在单元格中，状态栏右侧会显示错误的简要说明。大多数错误消息表明公式的输入方式存在问题，但也有一些错误消息表明您遇到了 Calc 或其当前设置的限制。

错误消息对用户不友好，可能会吓到新用户。尽管如此，它们对于纠正错误还是很有价值的线索。您可以通过打开 OpenOffice.org 帮助并搜索“OpenOffice.org Calc 中的错误代码”来找到它们的详细解释。以下是一些最常见的错误代码：

• NAME? (525)：参数不存在有效的引用。
• REF (525)：引用的单元格的列、行或工作表丢失。
• VALUE (519)：其中一个参数的值不是该参数要求的类型。该值可能输入不正确；例如，值周围可能缺少双引号。在其他时候，使用的单元格或区域可能具有错误的格式，例如文本而不是数字。
• 509：公式中缺少运算符，例如等号。
• 510：公式中缺少参数。
• 502：引用的单元格的列、行或工作表丢失。

审查公式时，另一个有用的工具是输入的颜色编码。当您选择已运行的公式时，公式中每个参数使用的单元格或区域都会以颜色突出显示。Calc 使用八种颜色来突出显示引用的单元格，第一个单元格从蓝色开始，然后依次是红色、品红色、绿色、深蓝色、棕色、紫色和黄色，然后再循环回到序列。

但是，在冗长或复杂的电子表格中，颜色编码变得不太有用。在这些情况下，请考虑使用“工具” -> “侦探”子菜单。“侦探”是一个用于检查公式使用哪些单元格作为参数（前导引用），以及它嵌套在哪些其他公式中（后继引用）以及跟踪错误的工具。它还可以用于跟踪错误、标记无效数据（即单元格中信息的格式不适合函数参数的情况），甚至用于删除前导引用和后继引用。

要使用“侦探”，请选择包含公式的单元格，然后启动“侦探”。在电子表格上，您将看到以圆圈结尾的线条表示前导引用，以箭头结尾的线条表示后继引用。如果您愿意，可以将电子表格侦探视为 Calc 中 Writer 中显示文本框之间连接线的等效物。在这两种情况下，线条都显示信息的流动。

结论

至此，您应该对函数的作用以及如何使用它们有一个大致的了解。但是，这只是对函数的介绍。还有其他工具可以自动化您对函数和公式的使用，以及函数参数的复杂性，其中许多都需要专门的知识才能有效使用。在未来的文章中，我计划探讨这两个主题。

Bruce Byfield 是一位计算机记者，定期为 Linux.com 和 Linux Journal 网站撰稿。