在本系列文章的第 1 部分中，我讨论了如何使用 Calc 的页面样式来控制电子表格的打印方式。然而，尽管页面样式是完成此任务最有用的工具之一，但它们远非唯一的工具。您如何设置页面进行打印以及打印机或导出选项也是武器库的一部分。这些工具并非在任何情况下都适用，您可能需要混合搭配它们才能获得所需的结果，但是，您对它们了解得越多，打印电子表格就越不容易成为一场噩梦。

选择要打印的内容

当您从 Calc 打印时，您有几个选项可以选择内容：不做任何操作、打印选定内容、设置打印范围或添加手动行和列分隔符。在每种情况下，您可能都想跟踪总列宽和每页可能打印的行数。例如，如果您要打印到 US Letter 尺寸的纸张，纵向方向，并且每边有一英寸的边距，那么您的列宽将为 6.5 英寸。假设您没有超大单元格，使用相同的纸张，您将有 50-55 行。

许多人选择最不复杂的方式，即什么都不做。正如您如果还没有了解到，很快就会了解到，这种选择的问题在于，如果不仔细计算宽度，几乎永远无法令人满意，即使那样，也只有当每页的行数无关紧要时才行得通。在大多数其他情况下，行和列会被截断，将您想要保持在一起的信息分隔开来，并使分页充其量只是随意。

一个更令人满意的选择是用鼠标高亮显示您想要的内容来选择它。如果需要，您可以使用“格式”菜单来隐藏单元格、列和行，或者在选择单元格时按住 Ctrl 键来打印非相邻单元格。此方法适用于一次性打印，但如果您希望在不同会话中打印相同选择的选项，请使用“数据”>“定义范围”来创建命名范围。然后，当您想要打印时，您可以选择“数据”>“选择范围”，或者在按 F5 时从“导航器”浮动窗口中选择命名范围。

相比之下，打印范围与文件一起保存。打印范围顾名思义：是您要打印的单元格选择。打印范围从“格式”>“打印范围”子菜单中定义。使用“定义”项创建相邻单元格的打印范围，使用“添加”选择打印范围的其他单元格，包括非相邻单元格，使用“编辑”定义每页上的重复标题——这一功能使打印输出更加实用。

第四种方法，手动分页符，与定义打印范围一样精确。通过选择“插入”>“手动分页符”，并选择行或列分页符，您可以精确地确定您希望页面在何处结束和开始。第一次，有些人可能会对何时选择行分页符或列分页符感到困惑，但是，经过最初几次尝试后，他们通常可以掌握。手动分页符的主要缺点是，在长文档中，插入它们可能很费力且耗时，并且需要频繁使用“页面预览”来保持跟踪。只有当您计划定期打印电子表格时，这种努力才真正值得。

列和行分页符在单元格行的右侧（对于列）或顶部（对于行）用蓝色线条标记。但是，在复杂的电子表格中，此指示器可能很容易被忽略——它可能就像打印范围一样不可见。如果您感到困惑，您可以通过选择不完全命名的“视图”>“分页预览”来查看分页符和打印范围。完成后，选择“视图”>“普通”返回到工作表的通常显示。

选择打印机选项

当您选择“文件”>“打印”进行打印，或“文件”>“导出为 PDF”时，您可以设置打印选项。这些选项大多是例行的，但当您打印电子表格时，需要考虑一些特殊事项

• 如果您要打印手动选择或打印范围，请确保在“导出为 PDF”窗口中选择“打印范围”>“选择”或“页面”>“选择”。否则，打印范围将被覆盖，并且定义打印范围的意义将丧失。
• 如果您只想打印某些工作表，请在打开打印或导出窗口之前选择它们。按住 Ctrl 键进行多项选择。当您打开“打印”窗口时，选择“选项”>“工作表”>“仅打印选定的工作表”以限制打印内容。请注意，默认情况下，电子表格中的所有工作表都将被打印。
• “选项”>“页面”>“抑制空白页输出”可防止打印任何不包含单元格内容或对象的页面。格式化选项（例如背景图形或彩色边框）不计为内容。
• 您可能需要更改打印机的纸张方向，以防止任何行或列被截断。使用“文件”>“页面预览”来决定是否需要更改。

整合在一起

准备 Calc 页面进行打印或导出需要 3 个步骤

1. 创建并应用页面样式来控制打印方式。
2. 使用本文第 2 部分中描述的方法选择要打印的内容。
3. 设置打印机选项或导出选项。

在许多情况下，您可能希望跳过其中一个步骤。毕竟，电子表格打印很难说是精确的科学。但是，如果您包含所有这些步骤，您将增加正确打印电子表格的机会——如果不是第一次，那么可能是第二次和第三次。

Bruce Byfield 是一位计算机记者，主要为 Linux Journal 和 NewsForge 网站撰稿。