电子表格主要在线使用。因此，即使对于经验丰富的用户来说，打印它们也可能具有挑战性。然而，OpenOffice.org 在打印方面提供了比大多数电子表格更多的帮助，首先是引入了页面样式。在这篇文章中，我将解释 Calc 页面样式如何帮助打印电子表格。在第二部分中，我将继续解释 Calc 中可用于打印的其他工具。

如果您在 Writer 中使用页面样式，那么在 Calc 中看到它们可能会产生误导。Calc 页面样式具有与 Writer 中相同的许多选项，并且在某些样式设置选项卡上，您几乎会认为自己身处 Writer 中。然而，事实是，页面样式在 Calc 中提供的优势比在 Writer 中少。它们也不像在 Writer 中那样容易设置和使用。

想想这两个应用程序之间的差异，原因显而易见。在 Writer 中，页面样式与物理页面的尺寸直接相关。您可以在样式中设置页面大小，并且您在屏幕上看到的内容与设置相对应，除了少数编辑辅助工具。

相比之下，虽然您可以设置打印的页面大小，但与大多数电子表格一样，Calc 不会尝试在屏幕上显示页面样式。十分之九的情况下，这种尝试是毫无意义的，因为大多数电子表格永远不会被打印。如果您确实希望电子表格适合某个页面大小，则必须仔细控制列宽和行高，只能依靠“文件”>“页面预览”和您对基本算术的掌握来指导您。

由于这种情况，应用的 Calc 页面样式与 Writer 中的页面样式不同，在屏幕上是不可见的。您必须打开“文件”>“页面预览”才能看到它的任何内容。即使这样，某些格式也仅在最后一个包含内容的单元格中可见。这些限制使得 Calc 页面难以使用，特别是当您带着 Writer 页面的思路来使用它们时。

设置页面样式

与 Writer 中一样，当您按下 F11 键或选择“格式”>“样式和格式”时，样式和格式浮动窗口会在 Calc 中打开，然后右键单击现有样式以修改或创建新样式。

但请始终记住，Calc 页面样式比 Writer 的页面样式更有限。Calc 将页面样式应用于每个打印作业的整体，因此“组织器”选项卡上的“下一样式”字段会灰显。该选项卡也不需要“链接到”字段，因为 Calc 页面样式不是分层的。事实上，虽然一些 Writer 文档可以轻松地充分利用十几个不同的页面样式，但普通的 Calc 电子表格通常可以通过修改现有的“默认”和“报表”样式来应付。可能，您甚至不需要在样式名称中添加下划线或星号，以将其放在浮动窗口列表的顶部，以便您可以轻松找到它。

页面的“边框”和“背景”选项卡与单元格样式中同名的选项卡重复，并且会被单元格样式或手动设置覆盖。由于 Calc 中的覆盖不会像 Writer 中那样大大增加您的工作量，因此您可以选择完全忽略页面样式中的“边框”和“背景”选项卡，而专注于使用它们为打印电子表格的可能性做准备。但是，如果您确实使用它们，您会发现“边框”选项卡包含用于自定义单元格周围边框的预期选项，包括它们的位置、线条的粗细以及单元格内容之间的距离。同样，“背景”选项卡为您提供了使用颜色或图形文件进行填充的选项。这两个选项卡都附有有用的图示，并且对于任何在 OpenOffice.org 的其他地方使用过类似名称的选项卡的人来说都是熟悉的。

相反，页面样式的起点是“页面”选项卡。此选项卡上的设置并不神秘；它们包括页面格式、方向、页边距、双页跨页和页码的设置，正如您可能期望的那样。在许多情况下，您可能不想对它们进行太多更改，但是，当您设计电子表格时，如果有可能打印，您应该停下来查看一下，以便了解您将使用的列宽和行数。很多时候，您无法如此轻松地限制电子表格的宽度，但这样做始终值得一试。否则，如果确实需要打印，您可能会浪费时间进行反复试验，而您根本没有时间。

至于“页眉”和“页脚”选项卡，两者的主要目的是将这些项目添加到每个打印页面。页眉和页脚在 Calc 中比在 Writer 中更有限。特别是，您会发现自己仅限于每个页眉和页脚一个，这反映了打印对于电子表格的相对不重要性。但是，如果您选择，您可以定义页眉和页脚的页边距和高度，并通过按“更多”按钮来选择专门用于它们的边框和背景来修饰它们。

然而，到目前为止，Calc 页面样式最重要的设置在“工作表”选项卡上。虽然“工作表”选项卡包含一个设置首页选项的选项，但它的大多数设置都涉及到电子表格的打印方式。

大多数设置都在“打印”窗格中，您可以在其中选择要打印的元素。一些默认设置是显而易见的。毕竟，为什么要添加图形而不打印它呢？或者在大多数情况下选择打印公式而不是其结果？但是，您可能想要打印行和列标题以及网格，以便打印输出看起来像电子表格，并且在某些情况下，打印备注。

工作表选项卡上的其他选项设置了电子表格打印方式的机制。在“页面顺序”窗格中，您可以设置打印作业如何处理比页面宽的列：先打印现有列中的所有行，然后移动到剩余列，或者先打印所有列的顶部，然后再打印剩余的行（如果您觉得描述令人困惑，则方便的图表会解释您的选择）。

“缩放”窗格为不适合页面的电子表格提供了其他替代方案。在下拉列表中，您可以选择按您指定的百分比缩小或放大打印输出，或者将您要打印的内容调整为定义的宽度和高度或指定的页数。如果可读性是您的目标，这些替代方案并不总是实用的，但在大多数情况下，它们比设置页面顺序更容易使用。

通过其他方式格式化

虽然如果您想要复杂的布局（甚至多个页脚和页眉），Writer 会使页面样式成为不可避免的，但 Calc 对页面样式采取了更宽松的方法。如果您从不打算打印，或者您的电子表格很短，那么您可以完全忽略页面样式。

相反，您可能更喜欢专注于单元格样式，这些样式更直接有用。与页面样式一样，单元格样式具有背景和边框的设置。此外，由于您可以将它们应用于您选择的任何单元格，因此它们在物理格式化方面仅稍有不便。它们唯一的真正缺点是如果您打印，则缺少页眉和页脚，除非您花时间手动设置它们。

除了单元格样式之外，或者代替单元格样式，您可以通过选择“格式”>“自动套用格式”将格式应用于整个电子表格。坦率地说，许多预定义的格式都俗不可耐，但您可以使用“添加”按钮来定义自己的自动套用格式。您还可以使用“选择主题”图标在 Calc 附带的内置、不可更改的主题中进行选择，但是，根据您的 OpenOffice.org 版本来源，您可能需要选择“工具”>“自定义”>“工具栏”并将“选择主题”图标添加到工具栏。

但是，如果打印甚至是一种可能性，请避免麻烦并转向页面样式。它们可能不像 Writer 中的等效项那样必要，但是，一旦您理解了它们，它们就可以消除很多猜测。

Bruce Byfield 是一位计算机记者，主要为 Linux Journal 和 NewsForge 网站撰稿。