OOo 墙外话：解答问题，第 4 部分 - 邮件合并
邮件合并是一种使用字段创建文档多个副本的方法。之所以得名，是因为该工具最常见的用途之一是向不同目的地发送信件。但是，相同的过程也可以用于其他目的，例如个性化格式信函。如果您愿意，甚至可以将邮件合并用作条件文本的一种形式。在 OpenOffice.org Writer 中字段的所有用途中，邮件合并是最有用且最复杂的用途之一。
在 2.0 beta 版本中，通过向“工具”菜单添加邮件合并向导，理论上合并变得更简单。然而，在实践中，向导的实用性是有限的。它专门为地址信件或电子邮件的合并而设计，假设您的系统上安装了 Java Mail。其他合并仍然必须手动完成，或者使用旧的传真、标签或名片向导。
图 1. 邮件合并向导是 2.0 版本中的新功能
此外，尽管您可以在不完全理解合并的情况下通过任何这些向导进行操作，但如果您首先尝试在没有向导的情况下进行一些操作，则可以更有效地使用它们。在没有向导的情况下工作有助于您理解邮件合并所需的三个部分以及它们如何协同工作。
邮件合并需要三个独立的文档
数据源：数据库、电子表格或 Mozilla 或 Thunderbird 地址簿，其中包含各种信息。在 2.0 版本中，OOo 将所有这些类型的文档都称为数据库，但保持数据源与真正的数据库之间的区别似乎不那么令人困惑。
源文档：一个 Writer 文档，其中从“插入”>“字段”>“其他”>“数据库”添加了邮件合并字段。邮件合并字段是占位符，指示使用了数据源中的哪些字段。您可以使用其他字段来指示源文档中的信息应如何替换邮件合并字段。
目标文档：使用邮件合并时生成的 Writer 文档。目标文档将邮件合并字段替换为来自数据源的信息。目标文档将发送到打印机或另存为文件。
在开始合并之前，所有这三个项目都需要设置好。
在使用数据源之前，您必须在 OpenOffice.org 中注册它。在 2.0 版本之前，数据源是从“工具”>“数据源”注册的。但是，从 2.0 版本开始，它们使用“文件”>“工具”>“数据库”和一个不同的界面进行注册。
此外，在以前的版本中，原始数据源文件似乎已在 OOo 中注册。在 2.0 版本中，来自数据源的信息似乎是从源文件中提取出来，以使用新的 Base 格式 (.odb) 在您的主目录中创建一个新的数据库。
图 2. 在 2.0 版本中，“数据库向导”取代了“工具”>“数据库”功能。
要在 2.0 版本中注册数据源
选择“文件”>“新建”>“数据库”。数据库向导打开。
选择“连接到现有数据库”按钮。“数据库类型”下拉字段变为可用。
从“数据库类型”字段中选择数据源的类型。几乎可以使用任何类型的专有或开源数据库，前提是它具有 ODBC 或 JDBC 连接。您还可以使用 Thunderbird 或 Mozilla 地址簿、电子表格和文本文件。电子表格和文本文件都可以使用 Writer 支持的任何方式进行格式化，包括 MS Office 文件。但是，文本文件需要一致使用的分隔符来指定行和列。只有在您没有其他方法记录数据时才值得使用。
如果您不熟悉数据库并且记录少于 1,000 条，则 Calc 电子表格可能是最有用的数据源类型。您可以使用记录更多的电子表格，但要准备好在打开和保存文件时出现延迟。
单击“下一步”按钮继续。
输入数据源的路径。如果它有密码，请单击“需要密码”框。然后单击“下一步”按钮继续。
单击“是，为我注册数据库”按钮，然后单击“完成”按钮。
输入新数据库的名称，然后单击“保存”按钮。
新的数据库已创建，现在可以使用了。
Writer 包含用于设计名片、标签和信封的单独工具。这些工具包含使邮件合并更容易的功能，并提供一组专门的选项。但是，Writer 还包含一个通用的邮件合并工具，可用于其他目的。事实上，许多用户更喜欢使用它而不是信封工具。由于通用工具可以设置为使用不同的信封尺寸，因此它至少是一个合适的替代品，许多人认为它使用起来更不容易混淆。
无论您的目的是什么，要设计通用的邮件合并源文档
1. 格式化并编写源文档。
2. 准备好添加字段时，执行以下操作之一
选择“视图”>“数据源”或按 F4 键。数据源窗口打开。如果窗口挡住了您需要查看的源文档的一部分，请选择“粘滞”图标将其停靠到编辑窗口的上部。
图 3. “数据源”窗口在 Writer 的编辑窗口中显示已注册的数据源。
选择“插入”>“字段”>“其他”>“数据库”>“邮件合并字段”。
图 4. “邮件合并字段”是显示已注册数据源的另一种方式。
3. 将鼠标光标放在您希望第一个字段出现的位置。
4. 在数据源窗口或“字段”屏幕的“数据库”选项卡上，选择要使用的数据库和表。请记住，对于电子表格，表是工作表。同样，对于 Mozilla 地址簿，表是“命名地址簿[交叉引用]”。
5. 展开数据源的树形视图，使各个字段可见。
6. 选择要添加到源文档的字段。字段是一列，无论数据源的类型如何。
7. 使用鼠标将字段拖动到源文档中。将创建一个占位符字段，其中包含字段的名称。
8. 在连续字段集中的最后一个字段之后（例如，地址的最后一行之后），从“插入”>“字段”>“其他”的“数据库”选项卡中添加一个字段，以设置要使用的数据库中的下一条记录。在大多数情况下，您可能需要“下一条记录”。（有关更多详细信息，请参见下文。）
无论您选择哪个“数据库”字段，请注意它仅以灰色背景可见。在大多数情况下，它不包含任何信息，因为它只是一个指示符，不包含任何特定数据。
图 5. 邮件合并源文档中的占位符字段。
9. 继续步骤 6-8，直到输入所有占位符字段。此时，您可以保存源文档以供将来使用，也可以应用记录并打印它。如果您保存，请记住，源文档需要数据源或具有相同字段的数据源才能使用。如果您要经常使用源文档，您可能需要使用“文件”>“模板”>“保存”将其另存为模板。
“数据库”是“插入”>“字段”>“其他”中可用的选项卡。此选项卡上的字段都与邮件合并相关。除了“数据库名称”字段外，它们并非设计用于任何其他用途。
如果您正在设计标签或名片，您可以将标记添加到第一个标签或名片，然后选择“同步”按钮，将字段添加到所有其他标签或名片。在任何其他邮件合并中，您可以使用数据库字段来控制使用哪些记录以及按什么顺序使用。
“数据库”选项卡字段是关于接下来要使用哪条记录的说明。它们很容易在屏幕上错过，因为它们仅显示为指示字段的灰色背景。但是，没有它们，邮件合并将失败。
下表描述了可用的邮件合并字段
| 字段（插入 > 字段 > 其他 > 数据库） | 用途 | 注释/说明 |
|---|---|---|
| 任何记录 | 将指定的记录添加到下一组邮件合并字段。 | 将标记放在其适用的邮件合并字段组之前。记录从数据源表的顶部编号。如果选择了表上的所有项目，则标题行将被计数，因此具有数据的第一个记录为 2。使用此字段控制目标文档中使用记录的顺序。如果条件不为真，则使用上一条记录代替。 |
| 数据库名称 | 添加数据源的名称。 | |
| 邮件合并字段 | 添加邮件合并占位符以设置邮件合并的源文档。在合并期间，占位符将替换为每条记录在每个字段中的条目。 | 通过选择“插入”按钮或从“数据库选择”窗格拖放到文档中，在当前光标位置添加字段。当“数据源”浮动窗口打开时，您还可以将列标题拖放到文档中以创建邮件合并占位符。 |
| 下一条记录 | 添加一个标记，指示邮件合并应将下一条记录添加到下一组邮件合并字段。 | 将标记放在每组邮件合并的末尾。如果未添加标记或字段的条件为假，则一组邮件合并字段的内容与上一组相同。 |
| 记录号 | 添加一个标记，在目标文档中的每条记录之后插入记录号。 | 将标记放在任何一组邮件合并字段之前。 |
在完成邮件合并之前，该字段为空白。
2.0 版本假定大多数用户只需要向导。如果您想执行向导中包含的合并以外的任何操作，则需要将该工具添加到菜单中。您可以从“工具”>“自定义”>“菜单”进行此添加。从页面顶部的下拉列表中选择“工具”菜单，然后选择“添加”>“文档”>“邮件合并”>“添加”。
图 6. 您需要先将邮件合并工具放入菜单中才能使用它。
如果要定位工具，请使用“工具”>“自定义”>“菜单”上的向上和向下箭头。将其放在“邮件合并向导”上方是一个有用的位置。
图 7. 从可用工具列表中选择“邮件合并”以将其添加到菜单中。
当您准备好运行邮件合并时，请按照以下步骤操作
1. 如果您要打印到文件，请将源文档放在单独的文件夹中。所有目标文档都将进入同一文件夹，以便以后更容易查找。
2. 选择“工具”>“邮件合并”。“邮件合并”屏幕打开。
图 8. 邮件合并的第一步：选择源文档。
3. 选择从中创建输出文档的源文档。您可以选择当前文档或模板，即另一个源文档。
选择后，选择“确定”按钮继续。“邮件合并”屏幕打开。本质上，此屏幕顶部显示数据源窗口，底部显示打印选项。
图 9. 邮件合并工具的主窗口
4. 在数据源窗口中，选择要使用的数据库、表和数据库字段。请记住，对于电子表格，表是工作表，数据库字段是列。同样，对于 Mozilla 地址簿，表是“命名地址簿”，数据库字段是列。
您可以打开与用于设计源文档的数据源不同的数据源。但是，为了使您能够使用所有字段，数据源必须具有您添加到标签的所有字段。
5. 选择要打印的记录。执行以下操作之一
选择“记录”>“全部”为每条记录打印一个信封。
从数据源屏幕中，选择要添加到标签的记录。对于每条记录，选择其行标题。按住 Shift 键选择您选择的两个记录之间的所有记录，或按住 Ctrl 键选择多个记录。选定的记录在其行标题中有一个复选标记。当您至少选择一条记录时，“记录”>“选定的记录”变为可用。选择它。
选择“记录”>“从...到”以结束您要打印的记录范围。要查看每条记录的编号，请查看数据源表的底部。
6. 选择输出。您可以选择“打印机”或“文件”。请注意，“文件”选项生成 Writer 文件，而不是 postscript 文件。每条记录生成一个文件。
7. 如果您希望将输出打印为一系列单个打印作业，请选中“单个打印作业”框。此选项在打印到共享打印机时很有用。合并文档可能很大，单个打印作业使其他人在您的作业之间有机会打印。
8. 如果您要打印到文件，请在“路径”字段中输入文件的目录，或使用字段末尾的浏览按钮在文件管理器中找到目录。
9. 如果您要打印到文件，请选择应如何命名文件。选项包括
数据库设置：文件从数据库字段中获取其名称。如果其中一个字段是公司或个人的姓名，这可能是最佳选择。
手动设置：文件以您输入的基本名称开头，后跟与记录在数据源中的位置相对应的编号。
10. 选择“确定”按钮以打印合并文档的各个副本。如果您打印到文件，您可以稍后打印每个单独的文件。
一旦您了解了其先决条件，基本邮件合并工具就很容易使用。一旦您熟悉了它，您可能会觉得没有必要使用邮件合并向导。事实上，您可能希望按照本文中给出的步骤从“工具”菜单中删除向导。
但是，您也可能认为向导更方便。向导的主要优点是它集中创建格式信函，从集中窗口设置地址和称呼的占位符字段以及格式化源文档。
但是，无论您喜欢哪种界面，Writer 的邮件合并工具都值得了解。它在办公环境中特别有用，尽管求职者和圣诞贺卡作者可能会发现它对家庭使用同样有用。过去，邮件合并在在线帮助中记录不佳，并且与 MS Word 的安排不同，似乎阻止了许多人在 Writer 中使用它们。但是，随着在线帮助的改进和向导的添加，Writer 的邮件合并现在有机会成为用户日常工具包的一部分。
